Hyppää sisältöön

Koulukuraattorien asiakkaat

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
4.6.2021

1. Rekisterin nimi

Koulukuraattorien asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehittämissuunnittelija
Sivistystoimi, Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4999

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen oppilas- ja opiskeluhuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen Savonlinnan kaupungin sivistystoimessa.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

Koululaiset tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, koulu, luokka-aste, kyselylomakkeet sekä kirjaukset koulupalavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, suullisista tukikeskusteluista ja verkkoyhteistyöstä ja tukitoimista.
Huoltajien tiedot: etu- ja sukunimi, kotiosoite ja puhelinnumero, huoltajan tyyppi

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • oppilas/opiskelija itse tukikeskustelujen yhteydessä
  • huoltajat, opettajat, muu henkilökunta sekä muu yhteistyöverkosto (kuten sosiaalitoimi, mielenterveys- ja päihdepalvelut, nuorisotoimi, poliisi, yms.)
  • kuraattorin omat havainnot
  • terveydenhuollon henkilöstö oppilaan/huoltajan luvalla
  • MultiPrimus – oppilashallintorekisteri

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Oikeus luovuttaa tietoja perustuu oppilaan/huoltajan nimenomaiseen suostumukseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kunnan opetustoimen sisällä/oppilaitoksen sisällä edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen tai opiskeluhuollon tarkoituksenmukaisen järjestämisen
kannalta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti:
Asiakirjojen säilytys vähintään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta kuolemasta.

Säilytysajan perusteena on:
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Muistin avuksi koulukuraattori kirjaa tiedot paperille, jonka jälkeen hän kirjoittaa muistiinpanot Wilmaan muistion kentän alle ”kuraattorin muistiinpanot”. Käsin kirjoitettu paperi tuhotaan sen jälkeen.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kullakin koulukuraattorilla on oma paperinen asiakasrekisteri, sisältäen erilaisia lomakkeita, piirustuksia, jotka oppilas tai opiskelija on tuottanuttuki keskusteluiden aikana. Säilytys lukituissa tiloissa.

Aineisto toimitetaan kaupungin arkistoon, kun oppilas tai opiskelija pääsee peruskoulusta/lukiosta.