Hyppää sisältöön

Opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
10.6.2021

1. Rekisterin nimi

Opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kehittämissuunnittelija
Sivistystoimi, Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4999

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon psykologipalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen Savonlinnan kaupungin sivistystoimessa.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

MultiPrimus-oppilashallintarekisteristä saatavat tiedot oppilaasta ja tämän huoltajista, terveydenhuollollisia tutkimusyhteenvetoja, tutkimuspöytäkirjat, kyselylomakkeet sekä kirjaukset koulupalavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, konsultaatioista ja suullisista
tukikeskusteluista.

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Oppilas itse tutkimuskäyntien ja tukikeskustelujen yhteydessä
  • Huoltajat, opettajat/koulun henkilökunta, terveydenhuollon
  • Henkilöstö, muut asiantuntija- ja viranomaistahot, psykologin havainnot
  • MultiPrimus – oppilashallintorekisteri

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Asiakkaalle
  • Huoltajalle
  • Asiakkaan (tai huoltajan) luvalla muille toimijoille esim. kouluterveydenhoitajalle, koululle
  • Luovutus koskee lausuntoja ja tutkimus-/tukikeskusteluyhteenvetoja.
  • Tutkimuspöytäkirjaprofiileja muille psykologeille.
  • Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti:
Asiakirjojen säilytys vähintään 12 vuotta kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Tutkimuspöytäkirjat voidaan tuhota aikaisintaan 12 vuotta tutkimuksesta.

Säilytysajan perusteena on:
Asetus potilasasiakirjoista (298/2009, §4/STM)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Aura-oppilashuollon asiakasjärjestelmä ja Word –tiedostot (tutkimus- ja tukikeskusteluyhteenvedot), jotka poistetaan paperiversion tulostamisen ja Auraan siirron jälkeen. Tiedoston käyttö rajattu erillisin käyttöoikeuksin.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kullakin koulupsykologilla on oma paperinen asiakasrekisteri. Säilytys omassa työhuoneessa lukitussa kaapissa. Työhuone lukittu.Aineist o toimitetaan kaupungin arkistoon jatkosäilytystä varten.