Tietosuojakäytänteet

	Valokuvat	Videot	Digitaaliset tuotokset	Toimintakoosteet	Pedagoginen käyttö
Tallentami- nen	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite
Säilyttämi- nen	iPadin kuvakansio	iPadin kuvakansio	iPadin kuvakansio/ sovellus, jolla tuotos tehdään	iPadin kuvakansio/ sovellus, jolla kooste tehdään	iPadin kuvakansio
Jakaminen ja julkaiseminen*	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	– Muksunetti – Wilma – Edlevo – Monilukutaito- ja digisuunnitelma	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	___
Poistaminen**	Toimintakauden päättyessä	Toimintakauden päättyessä	Toimintakauden päättyessä (huom! Monilukutaito- ja digisuunni-telma)	Säilytetään toistaiseksi	Toimintakauden päättyessä

Pedagoginen kuvaaminen

Kuvaaminen on olennainen osa sekä lapsen kasvun, kehityksen ja oman toiminnan arvioinnin tukemista, että varhaiskasvattajien työn kehittymistä. Kuvien ja videoiden käyttö pedagogisen havainnoinnin välineenä on sallittua; tallenteita voidaan katsoa yhdessä lasten ja/tai henkilökunnan kanssa oppimisen ja havainnoinnin tukemiseksi. Kun kuvaaminen on pedagogisesti perusteltua ja kuuluu toimintaan, sitä voidaan lähtökohtaisesti tehdä, mutta huoltajille tulee kertoa asiasta eikä kyseisiä kuva- ja
videomateriaalia voi jakaa/julkaista, tai käyttää muulla tavoin ilman lupaa. (Opetushallitus 2018.)
Pedagogiseen käyttöön otetut kuvat ja videot poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä.

Kuvat ja videot

Ennen kuvien ja videoiden jakamista/julkaisemista tulee varmistaa, että lasten kuvausluvat Muksunetissä/Wilmassa/Edlevossa ovat kunnossa. Kuvien ja videoiden ottaminen ja tallentaminen tehdään vain työnantajan tarjoamilla laitteilla – ei milloinkaan omilla henkilökohtaisilla laitteilla. Lapsista otettuja kuvia ja videoita ei saa jakaa/julkaista ryhmien viestintäkanavissa ilman huoltajan lupaa.  Kaikki valokuvat ja videot poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä käytössä olleista laitteista ja sovelluksista.

Lapsista voi ja saa ottaa sekä kuvia että videoita, joissa he näkyvät tunnistettavasti. Huomioitavaa on, että materiaalia, joissa lapset näkyvät tunnistettavasti, saa jakaa/julkaista vain ja ainoastaan ryhmien käyttämissä viestintäkanavissa, mikäli huoltajat ovat antaneet suostumuksensa Muksunetissä/Wilmassa/Edlevossa olevan kuvaus- ja julkaisuluvan kautta. Lasten kuvia ja videoita voi jakaa mm. erillisenä ThingLinkkinä tai Adobe Spark Videon välityksellä, mutta ryhmien toimintakoosteisiin tunnistettavissa olevaa materiaalia ei voi laittaa (kts. Digitaalinen toimintakooste).

Julkaisuihin, joissa lapset ovat tunnistettavissa, tulee huoltajille aina laittaa muistutus siitä, että julkaisu on vain oman perheen käyttöön eikä materiaalia/linkkiä saa julkaista, tai jakaa julkisesti missään muodossa. Kuva- ja videomateriaalit, joissa lapset ovat tunnistettavasti näkyvillä, poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä eikä niitä liitetä ryhmien toimintakoosteisiin.

Digitaaliset tuotokset

Lasten kanssa tehtävien digitaalisten tuotosten lähtökohtana on digitaalisen osaamisen kehittäminen, osallisuuden, vuorovaikutuksen, yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden edistäminen sekä lasten ajatusten ja mielenkiinnon kohteiden esille tuominen. Näin ollen tuotoksissa ei kuvata varsinaisesti lapsia eivätkä lapset näy tuotoksissa tunnistettavasti. Lapsen ääni, kerronta ja oppiminen ovat pääosassa. Myöskin kuvattaessa lasten tuotoksia, yksi hyvä käytäntö on piilottaa henkilötieto kirjoittamalla lapsen nimi lapsen tekemän työn taakse. Sekä suora, että epäsuora tunnistettavuus on otettava huomioon kaikissa digitaalisen tuottamisen tilanteissa.

Digitaalisia tuotoksia voidaan jakaa ryhmien viestintäkanavissa sekä varhaiskasvatuksen monilukutaito- ja digisuunnitelmassa. Digitaalisia tuotoksia voidaan liittää myös ryhmien digitaalisiin toimintakoosteisiin, mikä mahdollistaa toiminnan näkyvyyden huoltajille. Digitaaliset tuotokset poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä niiltä osin, jotka eivät ole linkitettyinä monilukutaito- ja digisuunnitelmaan, tai digitaalisiin toimintakoosteisiin.

Digitaalinen toimintakooste

Digitaaliset toimintakoosteet kuvaavat toimintaa ja toimivat pedagogisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin pohjana. Digitaalisia toimintakoosteita voidaan toteuttaa esim. ThingLinkillä. Digitaalisia toimintakoosteita voidaan toteuttaa esim. ThingLinkillä. Toimintakoosteen sisällöt voidaan jaotella mm. oppimisen alueiden mukaan tai vapaavalintaisen jaottelun mukaan.

Toimintakoosteet eivät sisällä kuva- ja videomateriaalia, joissa lapset näkyvät tunnistettavasti, tai heidän kädentöissään on tunnistetietoja näkyvillä – tämä mahdollistaa:

1. pedagogisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin ryhmätasolla
2. toiminnan, oppimisen ja onnistumisien näkyväksi tekemisen huoltajille
3. kaikille lapsille mahdollisuuden osallistua toimintaan sekä toiminnan esille tuomiseen kuvaus- ja julkaisuluvista huolimatta

Toimintakoosteita voidaan jakaa ryhmien käytössä olevissa viestintäkanavissa. Toimintakoosteita voidaan säilyttää toiminnan suunnittelun ja arvioinnin välineinä toimintakauden jälkeenkin.

Tietosuojapalvelu Edudata.io

Varhaiskasvatuksen järjestämisessä ja opetuksessa tulee ottaa huomioon lukuisia ohjeita ja määräyksiä muun muassa henkilötietojen käyttöön, julkisuuteen ja yksityisyyden suojaan sekä mainontaan liittyen. Siksi Savonlinnan varhaiskasvatuksen käytössä oleville sovelluksille, palveluille ja sivustoille, joita käytetään lasten kanssa, tehdään tietosuojatarkastus Edudata.io tietosuojapalvelu avulla. Edudata.io tarkastaa sekä käytössä olevat digitaaliset palvelut että uudet, käyttöön tulevat digitaaliset palvelut, ovatko ne voimassa olevien tietosuoja-asetusten ja varhaiskasvatuslain mukaisia. Lisäksi Savonlinnan Tietohallinto tarkistaa palveluiden tietoturvan. Edudata.io:n kautta rekisterinpitäjä (Savonlinnan kaupunki) saa arviot jokaisesta sovelluksesta, palvelusta ja sivustosta. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä tekee ratkaisun ja hyväksynnän niiden käyttöön ottamisesta. Sovellusten, palvelujen ja sivustojen tarkastus on käynnistynyt kesällä 2022.

Savonlinnan kaupungin kasvatuksen ja opetuksen käyttöön hyväksytyt palvelut (sovellukset ja sivustot) on nähtävillä Edudata.io -palvelussa https://compliance.edudata.io/login. Edudata.io on otettu käyttöön syksyllä 2023. Päivitetyt ohjeet Edudata.io:n käyttöön ovat ajantasaisesti saatavilla palveluun kirjautumisen jälkeen Edudata.io:n sivuston alavalikossa.

Tietosuojakoulutukset

Varhaiskasvatushenkilöstö suorittaa yleisen Henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen kerran kalenterivuodessa osoitteessa: https://luotsi.navisec.fi/savonlinna.

Varhaiskasvatuksen henkilöstölle on suunnattu myös oma verkkokoulutuksensa, joka pitää sisällään varhaiskasvatukseen liittyvät tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiin liittyvät aihekokonaisuudet osoitteessa: https://flex.navisec.fi/sivistystoimi/. Tämä olisi suositeltavaa saada Savonlinnan varhaiskasvatushenkilöstön käyttöön.

Lisäksi digituutorit suorittavat Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle -koulutuksen osoitteessa: https://www.eoppiva.fi/koulutukset/tietosuojan-abc-julkishallinnon-henkilostolle.

Lähteet:

Opetushallitus. Mitä pedagogisessa dokumentoinnissa pitää ottaa huomioon? Video, kesto 5,38. YouTube-videopalvelu, julkaistu 5.11.2018. Osoitteessa: https://www.youtube.com/watch?v=RkZzGySpWUU. Viitattu 20.5.2022