Tietosuojakäytänteet

	Valokuvat	Videot	Digitaaliset tuotokset	Toimintakoosteet	Pedagoginen käyttö
Tallentaminen	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite	Työnantajan tarjoama laite
Säilyttäminen	iPadin kuvakansio	iPadin kuvakansio	iPadin kuvakansio/ sovellus, jolla tuotos tehdään	iPadin kuvakansio/ sovellus, jolla kooste tehdään	iPadin kuvakansio
Jakaminen ja julkaiseminen*	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	– Muksunetti – Wilma – Edlevo – Monilukutaito- ja digisuunnitelma	– Muksunetti – Wilma – Edlevo	___
Poistaminen**	Toimintakauden päättyessä	Toimintakauden päättyessä	Toimintakauden päättyessä	Säilytetään toistaiseksi	Toimintakauden päättyessä

Pedagoginen kuvaaminen

Kuvaaminen on olennainen osa sekä lapsen kasvun, kehityksen ja oman toiminnan arvioinnin tukemista, että varhaiskasvattajien työn kehittymistä. Kuvien ja videoiden käyttö pedagogisen havainnoinnin välineenä on sallittua; tallenteita voidaan katsoa yhdessä lasten ja/tai henkilökunnan kanssa oppimisen ja havainnoinnin tukemiseksi. Kun kuvaaminen on pedagogisesti perusteltua ja kuuluu toimintaan, sitä voidaan lähtökohtaisesti tehdä, mutta huoltajille tulee kertoa asiasta eikä kyseisiä kuva- ja
videomateriaalia voi jakaa/julkaista, tai käyttää muulla tavoin ilman lupaa. (Opetushallitus 2018.)
Pedagogiseen käyttöön otetut kuvat ja videot poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä.

Kuvat ja videot

Ennen kuvien ja videoiden ottamista lapsista tulee varmistaa, että lasten kuvausluvat Muksunetissä/Wilmassa/Edlevossa ovat kunnossa. Kuvien ja videoiden ottaminen ja tallentaminen tehdään vain työnantajan tarjoamilla laitteilla – ei milloinkaan omilla henkilökohtaisilla laitteilla. Kaikki valokuvat ja videot poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä.

Digitaaliset tuotokset

Lasten kanssa tehtävien digitaalisten tuotosten lähtökohtana on digitaalisen osaamisen kehittäminen, osallisuuden, vuorovaikutuksen, yhteisöllisyyden ja yhdenvertaisuuden edistäminen sekä lasten ajatusten ja mielenkiinnon kohteiden esille tuominen. Näin ollen tuotoksissa ei kuvata varsinaisesti lapsia eivätkä lapset näy tuotoksissa tunnistettavasti. Lapsen ääni, kerronta ja oppiminen ovat pääosassa. Myöskin kuvattaessa lasten tuotoksia, yksi hyvä käytäntö on piilottaa henkilötieto kirjoittamalla lapsen nimi lapsen tekemän työn taakse. Sekä suora, että epäsuora tunnistettavuus on otettava huomioon kaikissa digitaalisen tuottamisen tilanteissa.

Digitaalisia tuotoksia voidaan jakaa ryhmien viestintäkanavissa sekä varhaiskasvatuksen monilukutaito- ja digisuunnitelmassa. Digitaalisia tuotoksia voidaan liittää myös ryhmien digitaalisiin toimintakoosteisiin. Digitaaliset tuotokset poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä niiltä osin, jotka eivät ole linkitettyinä monilukutaito- ja digisuunnitelmaan, tai digitaalisiin toimintakoosteisiin.

Ryhmän toimintakoosteet

Digitaaliset toimintakoosteet kuvaavat toimintaa ja ovat pedagogisen suunnittelun, toteutuksen ja arvioinnin pohjana. Digitaalisia toimintakoosteita voidaan toteuttaa esim. ThingLinkillä. Toimintakoosteet eivät sisällä kuva- ja videomateriaalia, joissa lapset näkyvät tunnistettavasti, tai heidän kädentöissään on tunnistetietoja näkyvillä. Toimintakoosteita voidaan jakaa ryhmien käytössä olevissa viestintäkanavissa. Toimintakoosteita voidaan säilyttää toiminnan suunnittelun ja arvioinnin välineinä toimintakauden jälkeenkin.

Lasten esitykset

Lasten esityksiä, joissa lapset näkyvät tunnistettavasti, saa julkaista vain ja ainoastaan ryhmien käyttämissä viestintäkanavissa, mikäli huoltajat ovat antaneet suostumuksensa Muksunetissä/Wilmassa/Edlevossa olevan kuvaus- ja julkaisuluvan kautta. Lasten esityksiä sisältäviin julkaisuihin tulee huoltajille laittaa aina muistutus siitä, että julkaisu on vain oman perheen käyttöön eikä materiaalia/linkkiä saa julkaista, tai jakaa julkisesti missään muodossa. Lasten esityksiä koskevat kuva- ja videomateriaalit poistetaan digivuosikellon mukaisesti viimeistään toimintakauden päättyessä eikä niitä liitetä ryhmien toimintakoosteisiin.

Tietosuojapalvelu Luuppi

Varhaiskasvatuksen järjestämisessä ja opetuksessa tulee ottaa huomioon lukuisia ohjeita ja määräyksiä muun muassa henkilötietojen käyttöön, julkisuuteen ja yksityisyyden suojaan liittyen. Siksi Savonlinnan varhaiskasvatuksen käytössä oleville sovelluksille, palveluille ja sivustoille, joita käytetään lasten kanssa, tehdään tietosuojatarkastus tietosuojapalvelu Luupin avulla. Luuppi tarkastaa käytössä olevat digitaaliset palvelut, ovatko ne voimassa olevien tietosuoja-asetusten ja varhaiskasvatuslain mukaisia. Luupin kautta rekisterinpitäjä (Savonlinnan kaupunki) saa arviot jokaisesta sovelluksesta, palvelusta ja sivustosta. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä tekee ratkaisun ja hyväksynnän niiden käyttöön ottamisesta. Sovellusten, palvelujen ja sivustojen tarkastus on käynnistynyt kesällä 2022.

Savonlinnan kaupungin kasvatuksen ja opetuksen käyttöön hyväksytyt palvelut (sovellukset ja sivustot) tulevat nähtäville Luupin Edudata-järjestelmään. Edudata tulee käyttöön syksyn 2023 aikana. Edudatassa tehdään myös tarkistuspyyntö uusille sovelluksille ja sivustoille, joita kasvatuksessa ja opetuksessa halutaan käyttää. Ohjeet Edudatan käyttöön tulossa syksyn 2023 aikana.

Tietosuojakoulutukset

Varhaiskasvattajat suorittavat yleisen Henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksen kerran kalenterivuodessa osoitteessa: https://luotsi.navisec.fi/savonlinna.

Varhaiskasvattajille on suunnattu myös oma verkkokoulutuksensa, joka pitää sisällään varhaiskasvatukseen liittyvät tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiin liittyvät aihekokonaisuudet osoitteessa: https://flex.navisec.fi/sivistystoimi/. Tämä olisi suositeltavaa saada Savonlinnan varhaiskasvattajien käyttöön.

Lisäksi digituutorit suorittavat Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle -koulutuksen osoitteessa: https://www.eoppiva.fi/koulutukset/tietosuojan-abc-julkishallinnon-henkilostolle.

Lähteet:

Opetushallitus. Mitä pedagogisessa dokumentoinnissa pitää ottaa huomioon? Video, kesto 5,38. YouTube-videopalvelu, julkaistu 5.11.2018. Osoitteessa: https://www.youtube.com/watch?v=RkZzGySpWUU. Viitattu 20.5.2022