Hyppää sisältöön

Savonlinnan kaupungin yleiset avustusohjeet

Lähtökohtaisesti tämä ohje koskee kokonaisuudessaan yli 5000 euron suuruisia avustuksia. Enintään 5000 euron avustuksiin tätä ohjetta sovelletaan jäljempänä tarkemmin selostetuin osin.

Lisätietoja avustusten erityistilanteista:

Avustusta haetaan hakemuksella, jossa hakija ilmoittaa minkä toimialan avustusta haetaan. Yhteisön tai elinkeinonharjoittajan on hakemukseensa liitettävä ainakin seuraavat liitteet:

  • toimintavuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä
  • edellisen vuoden toimintakertomus, tilinpäätös (tuloslaskelma ja tase) ja tilintarkastus-/toiminnantarkastuskertomus
  • muut mahdollisesti kaupungin ohjeistamat ja pyytämät liitteet hakemuslomakkeessa todetuin tavoin

Yrityksille tai yritystoimintaan avustusta voidaan myöntää vain elinkeinojaoston määrärahasta.

Avustushakemuksesta on ilmettävä sen laatija.

Avustushakemus on toimitettava 31.10. kello 23.59 mennessä. Myöhästyneitä avustushakemuksia ei oteta käsittelyyn.

Hakemus pyydetään tekemään ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella. Sähköisen lomakkeen käyttö helpottaa ja nopeuttaa hakemusten käsittelyä. Hakemus voidaan toimittaa myös sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo(@)savonlinna.fi tai postitse osoitteella: Savonlinnan kaupunki, kirjaamo, Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna.

Hakemuslomakkeita saa myös kaupungintalolta (Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna), Kerimäen, Punkaharjun ja Savonrannan yhteispalvelupisteistä. Sähköisen lomakkeen voi myös tulostaa.

Avustushakemuksen lähettämisellä lähettäjä suostuu antamiensa omien henkilötietojen käsittelyyn Savonlinnan kaupungin tietosuojapolitiikan mukaisesti. Avustushakemuksia koskevia tietoja hallinnoidaan asiahallinnan rekisterissä, jonka tietosuojaseloste on luettavissa kaupungin kotisivuilla osoitteessa: www.savonlinna.fi/asiointi/tietosuoja-2/tietosuojaselosteet/asianhallinta.

Savonlinnan kaupunki varaa oikeuden muuttaa tätä ohjetta tai sen liitteitä.

Myöntämispäätös ja maksamismenettely

Avustuspäätöksestä annetaan hakijalle kirjallinen päätösote muutoksenhakuohjeineen. Myönnetyt avustukset maksetaan hakijan ilmoittamalle tilille vasta sen jälkeen, kun avustuspäätös on saanut lainvoiman. Avustus tai sen viimeinen erä maksetaan, kun edeltävän vuoden toimintakertomus, tilinpäätös ja tilin-/toiminnantarkastuskertomus on toimitettu kaupungille, kun kyse on yhteisön tai elinkeinonharjoittajan avustuksesta tai jos avustuksensaajalla on muuten lakisääteinen velvollisuus laatia edellä mainitut asiakirjat.

Mikäli kaupungilla on viivästyneitä saatavia avustuksen saajalta, ne kuitataan myönnetystä avustuksesta.

Avustuksen myöntäminen ja päätösharkinta

Kaupunginvaltuusto hyväksyy avustusten myöntämisen yleiset periaatteet talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Kaupungin maksamiin avustuksiin käytetään määrätietoista tarveharkintaa.

Pääsääntöisesti kaupunki ei sitoudu toistuvaisavustuksiin, vaan avustuspäätökset harkitaan vuodeksi kerrallaan. Poikkeuksellisesti avustuksensaajan ja kaupungin välillä voidaan tehdä kaupungin strategian toteuttamiseksi ja pitkäjänteisen yhteistoiminnan varmistamiseksi yhteistoimintasopimus, missä sovitaan tarkemmin avustukseen liittyvistä seikoista.

Tämä ohje koskee kokonaisuudessaan kaupunginhallituksen vuosittain haettavaksi julistamia yli 5000 euron avustuksia. Mikäli avustus myönnetään neuvotteluohjausmenettelyn jälkeen enintään 5000 euron suuruisena, tulee tätä ohjetta noudattaa silti koko avustusprosessin ajan jäljempänä mainituin täsmennyksin.

Toimielimet voivat enintään 5 000 euron avustusten osalta noudattaa omaa ohjeistustaan huomioiden, että vähintään tämän ohjeen alla luetellut kohdat tulevat huomioiduksi:

  • Yleiset edellytykset (lukuun ottamatta sen alakohtaa 1)
  • Kielletyt avustuskohteet ja käyttötarkoitukset
  • Avustusten käytön raportointi
  • Kirjanpito
  • Ilmoitusvelvollisuus, maksatuksen keskeyttäminen ja peruuttaminen sekä
    avustusten takaisinperintä

Toimielin päättää avustushakemuksen hyväksymisestä, ellei toimielin ole delegoinut päätösvaltaa kuntalain 91 §:n ja hallintosäännön nojalla alaiselleen viranhaltijalle.

Avustuksen myöntämistä koskevat ehdot

Yleiset edellytykset

Savonlinnan kaupungin avustuksia voidaan myöntää seuraavin ehdoin:

  1. Kaupunginhallitus on julistanut avustushaun avatuksi
  2. Avustushakemus on saapunut määräajassa kaupungille
  3. Hakija on kuntalain 3 §:n 1) ja 2) kohtien tarkoittama kunnan jäsen.
  4. Avustettavan toiminnan on kohdistuttava savonlinnalaisiin tai toiminta on muuten merkittävää ja vaikuttavaa Savonlinnalle. Muiden kuntien osallistujien avustusosuudet haetaan ao. kunnasta.
  5. Käytettävän avustuksen kohderyhmä ja laajuus on ilmoitettava hakemuksessa.
  6. Avustus on käytettävä hakemuksessa mainittuun tarkoitukseen. Päätöksessä käyttötarkoitusta voidaan vielä tarkentaa.
  7. Avustusta saava yhteisö sitoutuu pitämään tilinsä ja hallintonsa avoimina kaupungin sisäiselle tarkastukselle ja sisäiselle valvonnalle. Avustuksen saaja oikeuttaa kaupungin tekemään tarkastuksen avustusmäärärahojen käytöstä.
  8. Mikäli yhdistyksen sääntömääräinen kokous tekee muutoksia yhdistyksen sääntöihin, yhdistyksen hallitus tai nimenkirjoittajat vaihtuvat, on muutoksista ilmoitettava välittömästi kaupungille.
  9. Avustuksia ei myönnetä edelleen jaettaviksi.
  10. Avustusta ei saa hakea kalenterivuoden aikana samaan käyttötarkoitukseen useammalta kaupungin eri toimialoilta. Hakemuksessa on selvitettävä kaupungin myöntämät muut tuet ja avustukset kalenterivuoden ajalta.
  11. Avustus on käytettävä sen kalenterivuoden aikana, jolle avustus on myönnetty, ellei avustuksen myöntävän tahon kanssa neuvottelussa esiin tulleista perustelluista syistä toisin yhteistoimintasopimuksessa sovita.
  12. Avustusta voidaan myös käyttää investointeihin ottaen huomioon voimassa olevan valtiotukisääntelyn asettamat rajoitukset. Kielletty valtiotuki syntyy, kun avustusta myönnetään taloudellista toimintaa harjoittaville yrityksille niiden oikeudellisesta muodosta riippumatta (esim. alv-velvollinen yhdistys).
  13. Avustuksen saajaan ei kohdistu mikään tämän ohjeen kohdassa ”Ilmoitusvelvollisuus, avustusten maksatuksen keskeyttäminen, peruuttaminen ja takaisinperintä” mainittu tilanne tai olosuhde.
  14. Avustuksenhakija on ennen avustuksen myöntämispäätöstä hyväksynyt tämän ohjeen ja sitoutunut niitä noudattamaan.

Erityiset myöntämisperusteet

Toimielin tai viranhaltija voi avustusta koskevassa päätöksessään käyttää tarveharkintaa kunkin avustushakemuksen kohdalla. Avustuspäätös on perusteltava riittävällä tavalla siten, että perusteet tukevat hakijoiden yhdenvertaista kohtelua. Avustuspäätös perustuu tarveharkinnan lisäksi tämän ohjeen myöntämisperusteita koskeviin kohtiin.

Avustuksen myöntämisessä otetaan huomioon:

  1. Hakijan toiminnan laajuus, tarkoitus, laatu, toimintojen määrä ja säännöllisyys sekä alueellinen kattavuus.
  2. Hakijan taloudellinen asema, hakijan varallisuus, suhteettoman pieni oma varainhankinta ja hallintokulujen suhteettoman suuri osuus edellisen tilikauden kokonaismenoista.
  3. Hakijan toiminnan kuntalaisvaikutus tai vaikutus kuntastrategian toteutumisessa.

Kohdeavustuksin myönnettävien kehittämis- ja elinkeinoavustusten erityiset myöntämisperusteet

Tämä kohta ohjeesta koskee vain elinkeinojaoston myöntämiä kehittämis- ja elinkeinoavustuksia.

Elinkeinojaosto voi myöntää vuosittain savonlinnalaisille rekisteröidyille kansalaisjärjestöille, yhtiöille tai muille yhteisöille kohdeavustuksia talousarviossa varatun määrärahan puitteissa. Avustuksilla pyritään edistämään alueen elinvoiman kehittymistä, työllisyyttä, tapahtumien järjestämistä, matkailua sekä alueen eri toimijoiden aktiivisuutta.

Elinkeinopoliittisten avustusten myöntämisen arviointiperusteena on tapahtuman, tilaisuuden tai toimenpiteen arvioitu elinkeinopoliittinen vaikutus. Avustettavalta toiminnalta edellytetään aina omarahoitusosuutta.

Elinkeinoelämään liittyvä tilaisuus tai tapahtuma
Kohdeavustusta voidaan myöntää Savonlinnassa järjestettävän tapahtuman, kuten esimerkiksi yhdistyksen järjestämän paikallisesti merkittävän messutapahtuman kustannuksiin. Tapahtuma ei saa olla pelkästään voittoa tavoitteleva ja sen tulee olla paikallisen toimijan järjestämä.

Mikäli Savonlinnassa järjestettävä tilaisuus on kaupungille merkittävä esimerkiksi suuren osallistujamäärän vuoksi, matkailullisesti tai taloudellisesti, voidaan tilaisuudelle myöntää kohdeavustusta, vaikka se ei muutoin täyttäisikään edellä mainittuja ehtoja.

Muu kohdeavustus
Avustusta voidaan myöntää Savonlinnan alueella tapahtuvaan toimintaan, joka edesauttaa alueen matkailua, elinkeinoelämää, työllisyyttä tai yritystoiminnan edellytyksiä laajalti valitulla sektorilla. Avustusta myönnettäessä huomioidaan erityisesti toimintaan osallistuvien määrä ja muu vaikutus alueen elinkeinoelämään.

Avustuksen myöntäminen yhteistoimintasopimuksessa

Avustus voidaan myöntää poikkeuksellisesti kaupungin ja avustuksen saajan väliseen yhteistoimintasopimukseen perustuen.

Yhteistoimintasopimus voidaan tehdä toimielimen harkinnan mukaan, kun avustuksen käyttötarkoitus edellyttää pitkäjänteistä yhteistyötä.

Yhteistyösopimuksessa on sovittava ainakin seuraavista asioista:

  1. Osapuolet (Toiminimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön yhteystiedot)
  2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
  3. Toimintaa ohjaavat tavoitteet ja periaatteet
  4. Avustuksen saajan velvoitteet ja vastuut
  5. Kaupungin rahoitus (suoritettava avustus ja maksuaikataulu ja hyväksyntä)
  6. Kaupungin edustus avustuksen saajan toimielimessä
  7. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
  8. Avustuksen takaisinperintä
  9. Sopimuksen muuttaminen
  10. Erimielisyyksien ratkaiseminen
  11. Sopimuksen allekirjoitus

Tämän ohjeen liitteenä yhteistoimintasopimusluonnos.

Kielletyt avustuskohteet ja käyttötarkoitukset

Avustuksia ei myönnetä:

  1. Verotusoikeudellisen yhteisön toimintaan, keskusjärjestöille ja piirijärjestöille.
  2. Sellaiseen toimintaan, jota kunta järjestää itse.
  3. Vakiintuneeseen yritystoimintaan.
  4. Tilanteessa, jossa arvioidaan, että valtiontukisääntely edellyttää komissiolle tehtävää ennakkoilmoitusta (jolloin avustuksen myöntämistä arvioidaan eri menettelyssä noudattaen soveltuvin osin näitä ohjeita)

Vakiintuneen yritystoiminnan arvioinnissa otetaan huomioon seuraavia seikkoja:

  1. Ansiotarkoitus, voiton tavoittelu
  2. Toiminnan laajuus
  3. Toiminnan suunnitelmallisuus
  4. Toiminnan jatkuvuus

Vakiintuneella yritystoiminnalla tarkoitetaan lähtökohtaisesti organisaation kauppa- tai muuhun vastaavaan rekisteriin ilmoittamaa päätoimialan mukaista toimintaa, jota on harjoitettu keskeytyksettä vähintään 1 vuoden ajan. Myös aputoiminimen toimiala voi olla vakiintunutta yritystoimintaa.

Myönnettyä avustusta ei saa käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Välitystoiminnasta, tulonhankinnasta tai liiketoiminnasta aiheutuvat menot
  2. Ilmoitushankintakulut
  3. Velkojen lyhennykset, ja korot
  4. Kokouspalkkiot ja jäsenmaksut
  5. Poistot
  6. Toimitilan remontti- ja peruskorjauskulut
  7. Alkoholilaskut
  8. Puolue- tai vaalituki
  9. Verojen tai muiden julkisoikeudellisten maksujen suorittamiseen

Avustusten käytön valvonta ja raportointi

Neuvotteluohjausmenettely

Tulosalueen määrärahan vastuuhenkilö neuvottelee vuosittain ennen avustusten maksuunpanoa avustettavan tahon kanssa ja laatii siitä muistion, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat. Neuvottelut tulee käydä ennen avustusta koskevaa päätöstä. Neuvotteluissa on syytä kiinnittää avustusta hakevan huomiota siihen, että neuvotteluista huolimatta toimielin tai päätöksen tekevä viranhaltija käyttää viimesijaista harkintaa avustuksen myöntämisessä.

Neuvottelussa käydään läpi seuraavat asiat:

  1. edellisen vuoden tilinpäätös uusilta avustuksen hakijoilta ja toteutuneet tavoitteet
  2. avustusehtojen noudattaminen edellisenä vuonna,
  3. tavoitteet tulevalle vuodelle,
  4. käyttösuunnitelma menoista ja tuloista, joihin avustus aiotaan käyttää
  5. avustuksen kielletyt käyttötarkoitukset ja
  6. avustuksen käytön raportointivelvoitteet
  7. laatukriteerit (esim. jos asetettuja työllisyystavoitteita)
  8. yhteistoimintasopimuksen sisältö
  9. avustuksen maksatuksen keskeyttämistä, peruuttamista ja takaisinperintää koskevat periaatteet

Avustusten käytön raportointi

Avustuksen saajan on toimitettava Savonlinnan kaupungille avustuksen maksamisvuodelta seuraavat asiakirjat avustuksen maksamista seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä:

  1. kirjallinen selvitys avustuksen käytöstä
    ja seuraavat asiakirjat, jos avustuksen saaja on lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen perusteella sellaiset laatimaan:
  2. tilinpäätös
  3. tilintarkastus-/toiminnantarkastuskertomus ja
  4. toimintakertomus.

Selvitys avustuksen käytöstä -lomake

Mikäli kohdeavustuksen määrä on 1 000 euroa tai alle, riittää, että avustuksen saaja toimittaa kirjallisen selvityksen avustuksen käytöstä ja kuitit liitteineen, ellei avustuksen myöntäjä vaadi laajempaa raportointia.

Asiakirjat on toimitettava, vaikka avustusta ei haettaisi seuraavalle vuodelle.

Kirjanpito

Avustuksen saajan on tehtävä erillinen kirjallinen selvitys myönnetyn avustuksen käytöstä.

Avustuksen saajan on laadittava kirjanpitonsa ja talousarvionsa kirjanpitolain ja -asetuksen mukaisesti. Avustuksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa hyvää kirjanpitotapaa noudattaen siten, että avustuksen käyttöä voidaan kirjanpidosta seurata. Mikäli avustuksen saajan tilit sisältyvät jonkin muun yhteisön kirjanpitoon, on niiden oltava selvästi eroteltavissa pääyhdistyksen kirjanpidosta.

Avustuksen saajan toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä toimintakertomuksen ja tilipäätöksen on oltava keskenään verrattavissa.

Ilmoitusvelvollisuus, avustusten maksatuksen keskeyttäminen, peruuttaminen ja takaisinperintä

Avustuksen saaja on velvollinen ilmoittamaan kirjallisesti tai sähköisesti kaupungin kirjaamoon viipymättä sellaisesta seikasta ja hakemuksen jättöhetkellä olleen tiedon muutoksesta, joka saattaa vaikuttaa avustuksen myöntämistä koskevaan päätökseen tai myöntämisedellytyksiin.

Ilmoituksen voi tehdä osoitteella kirjaamo@savonlinna.fi tai Savonlinnan kaupunki / kirjaamo /Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna.

Avustuksen maksaminen voidaan keskeyttää ja avustuksen saaja voi menettää oikeuden avustukseen ja saajalla on velvollisuus maksaa kaupungin niin vaatiessa avustus takaisin ainakin seuraavilla perusteilla:

  • avustuksen saaja käyttää avustuksen sellaiseen tarkoitukseen, johon sitä ei saa käyttää,
  • avustuksen saaja ei toimita Savonlinnan kaupungille tässä ohjeessa mainittuja selvityksiä
    tai
  • avustuksen saaja toimii muutoin vastoin näitä ohjeita tai yhteistoimintasopimusta taikka
  • avustuksen saaja on antanut väärän tiedon tai salannut seikkoja, jotka vaikuttavat avustuksen saantiin, määrään tai ehtoihin, taikka
  • myönnetty avustus tulkitaan kielletyksi valtiontueksi, ja on ilmeistä, että suoritettu tuki on kiellettynä valtiontukena maksettava takaisin,
  • avustuksen saaja on vaarassa joutua tai on joutunut ulosottotoimenpiteiden kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin tai saneerausmenettelyyn tai velkajärjestelyn kohteeksi.