Asianhallinta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
26.5.2021

1. Rekisterin nimi

Asia- ja asiakirjahallinta

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27
p. 050 470 9394

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä hoidetaan vireille tulleiden asioiden kirjaaminen, käsittelyn seuranta, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu sekä asiakirjojen arkistointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää

• Vireille tulleisiin, käsiteltäviin ja päätettyihin asioihin liittyviä tietoja.
• Asian vireille panoon liittyvien henkilöiden, yritysten ja yhteisöjen yhteystiedot (nimi, osoite, ammatti, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö/huoltaja).
• Asian käsittelyyn liittyvien viranhaltijoiden ja toimihenkilöiden yhteystiedot (nimi, titteli, yksikkö, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana).
• Asian käsittelyyn liittyvien luottamushenkilöiden yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, luottamustoimet, luottamustoimihistoria).

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, § 24)
Erityslainsäädännön salassapitovelvoitteet

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vireille panijalta, lausunnonantajalta, yhteisöiltä ja viranomaisilta, asian käsittelijältä, sopimuskumppanilta sekä luottamushenkilöiltä. Tietoja täydennetään valmistelussa ja päätöksenteossa.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät ja tilintarkastaja, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
• Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan yleisessä tietoverkossa esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
• Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti.
• Muuten henkilötietoja luovutetaan salassapitosäännökset huomioiden yksilöidyn pyynnön perusteella suullisesti tai tulosteena lain säännösten perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Asianhallinnassa käytetään Dynasty -dokumentin- ja asianhallintajärjestelmää. Kokonaisuuteen liittyvät kiinteästi kokoushallinta ja luottamushenkilöiden extranet sekä sähköinen kokoushallinta, CloudMeeting.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.