Sivistystoimen avustukset ja apurahat
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
14.10.2026
1. Rekisterin nimi
Sivistystoimen myöntämät avustukset ja apurahat
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
kirjaamo@savonlinna.fi
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Kunkin avustuksen tai apurahan käsittelyn yhteyshenkilö ja yhteystiedot ilmoitetaan kyseisellä hakemuslomakkeella.
Tarvittaessa yhteys sivistysvirastoon:
sivistys.virasto@savonlinna.fi
p. 044 417 4205
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään kaupungin sivistystoimen myöntämien avustusten ja apurahojen hakemista, hakemusten käsittelyä, päätöksentekoa, maksatusta, käytön seurantaa ja valvontaa varten.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki kuntien kulttuuritoiminnasta (166/2019)
Liikuntalaki (390/2015)
Nuorisolaki (1285/2016)
6. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme vain avustuksen tai apurahan hakemisen, ratkaisemisen, maksamisen ja valvonnan kannalta tarpeellisia tietoja:
- hakijan perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot
- hakijayhteisöä koskevat tiedot, kuten yhteisön nimi, Y-tunnus, vastuuhenkilöt
- hakemuksessa ilmoitetut hanketta, toimintaa tai tapahtumaa koskevat tiedot
- avustuksen maksamiseen tarvittavat tiedot, kuten tilinumero
- hakemuksen käsittelyyn, arviointiin ja päätöksentekoon liittyvät tiedot
- avustuspäätöstä ja maksatusta koskevat tiedot
- avustuksen käyttöä ja siitä annettavaa selvitystä koskevat tiedot
- hakijan kanssa käytävään yhteydenpitoon liittyvät tiedot.
Avustuksen luonteesta riippuen voidaan käsitellä lisäksi:
- syntymäaikaa
- kotikuntaa tai verotuskuntaa
- koulutusta, ammattia tai taiteellista toimintaa koskevia tietoja
- ansioluetteloa tai muuta toimintaa ja osaamista kuvaavaa aineistoa
- aiemmin saatuja apurahoja, avustuksia ja palkintoja
- työsuunnitelmaa ja muita hakemuksen arvioimiseksi tarpeellisia tietoja.
Hakijaa pyydetään olemaan ilmoittamatta hakemuksessa sellaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, jotka eivät ole hakemuksen arvioinnin kannalta tarpeellisia.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan hakijalta itseltään.
Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset
Avustuksen tai apurahan hakeminen on vapaaehtoista. Hakemuslomakkeessa pakollisiksi merkityt tiedot ovat kuitenkin tarpeen hakemuksen käsittelemiseksi, hakijan tunnistamiseksi, päätöksen tekemiseksi ja mahdollisen avustuksen maksamiseksi. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, hakemusta ei välttämättä voida käsitellä tai avustusta maksaa.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät kaupungin puolesta sellaiset palveluntarjoajat, jotka tuottavat avustusten sähköiseen hakemiseen, asianhallintaan, taloushallintoon, maksatukseen, arkistointiin tai tietotekniseen ylläpitoon liittyviä palveluja. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja kaupungin toimeksiannosta ja kaupungin kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle silloin, kun tiedon saamisesta tai luovuttamisesta säädetään laissa.
Avustushakemusten ja niiden käsittelyssä syntyvien asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja muun sovellettavan lainsäädännön perusteella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Säilytysaika määräytyy asiakirjatyypin, muutoksenhakuajan, avustuksen käytön valvontatarpeen, kirjanpitoa koskevien velvoitteiden ja mahdollisen arkistointiarvon perusteella.
Säilytysajan perusteena on Tiedonhallintalautakunnan suositukset.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Tietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisissä tietojärjestelmissä. Hakemukset tehdään ePalvelu-lomakkeille ja jatkokäsittely toteutetaan kaupungin asianhallintajärjestelmässä.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Suojauksen keinoja ovat esimerkiksi:
- työtehtäviin perustuvat ja rajatut käyttöoikeudet
- käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeuksien hallinta
- käsittelytoimien lokitus soveltuvissa järjestelmissä
- tietoliikenteen ja tallennettujen tietojen asianmukainen suojaaminen
- varmuuskopiointi ja tietojen palautettavuuden varmistaminen
- paperiasiakirjojen säilyttäminen lukituissa tiloissa
- henkilöstön salassapitovelvollisuus, ohjeistus ja koulutus
- henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehtävät tietosuojasopimukset.
13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi hakijaa koskevia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy tietoihin
- pyytää tietojen oikaisua
- pyytää käsittelyn rajoittamista (tietyissä tilanteissa)
- vastustaa käsittelyä (tietyissä tilanteissa)
Oikeuksien käyttäminen
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä:
- rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 3)
- tietosuojavastaavalle (kohta 4)
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Toivomme kuitenkin, että olet ensin meihin (kohta 3 ja 4) yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700