Hyppää sisältöön

Rakennusvalvonnan lupakäsittely

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
7.7.2021

1. Rekisterin nimi

Rakennusvalvonnan lupakäsittely

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Rakennus- ja ympäristölautakunta
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimistonhoitaja
Rakennusvalvonta, Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4693

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rakennuslupien käsittely, lupaehtojen valvonta, rakennus- ja huoneistorekisterin päivittäminen, väestörekisterikeskukselle toimitettavan aineiston käsittely ja tilastotuotanto.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen
varmennepalveluista (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakastietoina tallennetaan asiakkaan nimi, osoite, henkilötunnus, kiinteistön osoitetieto, kiinteistötunnus, sähköpostiosoite, kiinteistön käyttötarkoitus.

Lisäksi rekisteri sisältää rakennussuunnittelijoiden (yhteyshenkilöiden) nimet, osoitteet ja puhelinnumerot.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asianosaisilta itseltään, vastaavat työnjohtajilta ja Lupapiste –palvelusta (sähköiset hakemukset).

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.

Rekisteristä päivitetään valtakunnallista rakennusrekisteriä (Väestörekisterikeskus / Väestötietojärjestelmä / Rakennushankerekisteri).

Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös 12.9.2016, AL 16465/07.01.01.03.02/2016:
kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rakennusvalvonnassa käytetään sähköisessä lupa-asioinnissa ja säilyttämisessä sopimuksenmukaisten palveluntuottajien järjestelmiä (Lupapiste -palvelua sekä Facta-kuntarekisteriä, Rakennusvalvontaosaa).

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavassa arkistossa.