Tilojen vuokraus

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
23.1.2024

1. Rekisterin nimi

Tilavuokrausten hallinta

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimiala
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27
p. 015 527 4000 (vaihde)

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoituksena on kaupungin liikunta-, harraste-, kokoontumis- ja vapaa-aikatilojen varausten, vuokrausten, avainten, kulkukorttien ja laskutuksen hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Varaajan tiedot: Rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi, y-tunnus, laskutustiedot

Varauksen tiedot: vuokrauksen kohde, ajankohta, tilaisuuden nimi, tilaisuuden henkilömäärä

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijöinä toimivat sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat mahdollisine alihankkijoineen.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU / ETA alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan ja kaksi vuotta sopimuksen päättymisestä.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tilavuokrauksessa käytettävä tietojärjestelmä on Asio. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Kaikki tietoliikenne toimittajan järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.