Tilojen vuokraus

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.7.2021

1. Rekisterin nimi

Tilavuokrausten hallinta

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Toimitilasihteeri
Olavinkatu 27
p. 044 417 5423

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterissä käsitellään kaupungin rakennusten, liiketilojen ja asuinhuoneistojen vuokrasopimukset ja laskutus.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, osoite, vuokrauksen kohde, vuokraaika ja vuokra.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin teknisen toimialan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin. Laskujenmaksujen viivästyessä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat myös talouspalveluiden ja/tai keskushallinnon työntekijät työtehtäviensä mukaisesti.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Ei luovutuksia ulkopuolisille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tilavuokrauksessa käytettävä tietojärjestelmä on Haahtela.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä
suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.