Nuorisovaltuusto

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
10.6.2021

1. Rekisterin nimi

Nuorisovaltuusto

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Vapaa-aikapäällikkö
Olavinkatu 27
p. 044 417 4221

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Savonlinnan kaupungin Nuorisovaltuuston toiminnan ja jäsenyyden hoitaminen.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen. Kuntalaki velvoittaa jokaista kuntaa asettamaan nuorisovaltuuston turvaamaan nuorten vaikuttamismahdollisuudet kunnassa.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Valtuutetun henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelin, syntymävuosi, koulu, luokanvalvoja, kotiosoite, matka kilometreinä kotoa kaupungintalolle, matkankorvaus kokousmatkasta.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot kerätään valtuustokauden alussa valtuutetuilta itseltään ja koulua koskevat tiedot koulujen koulusihteereiltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin nuorisotoimen työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

9. Henkilötietojen luovutukset

Ulkopuolisille tahoille luovutetaan vain valtuutettujen nimet ja sähköpostiosoitteet. Ne julkaistaan myös savonlinna.fi/nuorisovaltuusto -sivustolla.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisteriä ylläpidetään kaupungin omassa verkkolevy-ympäristössä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.