Eläinlääkintäpalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
1.2.2023

1. Rekisterin nimi

Itä-Savon ympäristöterveydenhuolto, eläinlääkintäpalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Alueellinen ympäristöterveydenhuoltojaosto
Pihlajavedentie 8, 57170 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Terveysavalvonnan johtaja
Pihlajavedentie 8, 57170 Savonlinna
p. 044 775 4752

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on eläinsuojelun järjestäminen, eläinpotilaiden tutkimuksen, hoidon ja ennaltaehkäisevän terveydenhuollon järjestäminen, suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta sekä muut siihen liittyvät tehtävät:
– mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
– eläinpotilaiden hoidon ja tutkimusten laskutus sekä toiminnan tilastointi ja seuranta
– tieteellinen tutkimus- ja opetustoiminta.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Eläinlääkintähuoltolaki (765/2009)
Eläinsuojelulaki (247/1996)
Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta (29/2000)
Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen (MMMa 6/EEO/2000)
Elintarvikelaki (297/2021)
Eläintautilaki (441/2013)
Sivutuotelaki (517/2015)
Laki eläintunnistusjärjestelmästä (238/2010)
Laki eläinten kuljetuksesta (1429/2006)

6. Rekisterin tietosisältö

• Eläimen omistajan ja/tai haltijan perustiedot (asiakkaan nimi ja yhteystiedot, henkilö- tai y-tunnus, tilatunnus, kotikunta)
• Eläinten terveyttä, sairautta ja hoitoa koskevista tiedoista kirjataan vähintään:
  – eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot;
  – esitiedot tarpeellisilta osin;
  – näytteiden, röntgenkuvien ja muiden vastaavien eläimen terveydentilaa koskevien selvitysten lähettäminen muualle tutkittavaksi tai lausuttavaksi;
  – löydökset tai diagnoosi;
  – eläimelle tai eläimille annettu tai määrätty hoito lääkityksineen
  – toimenpiteen päivämäärä ja toimenpiteen suorittaja
  – todistukset ja lausunnot
• Eläintä koskevat röntgenkuvat ja muut vastaavat kuvannettavat tutkimustulokset säilytetään, jollei niitä ole luovutettu eläimen omistajalle. Röntgenkuvien ja muiden vastaavien tutkimustulosten luovuttamisesta tehdään merkintä rekisteriin.
• Lisäksi tarpeen mukaan muut eläimen hoitoon liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esim.
  – eläinlääketieteelliset riskitiedot
  – lähetteet, hoitopalautteet, konsultaatiot
• Hallinnolliset ja laskutukseen liittyvät tiedot, kuten
  – ajanvaraustiedot
  – maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
  – tilastointi
• Tiedot mahdollisista tietojen luvutuksista.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja
vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. (Laki eläinlääkärin ammatin harjoittamisesta 29/2000, §16)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• Hoidossa syntyvät tiedot
• Eläimen omistaja ja/tai haltija
• Eläintenpitäjärekisteri
• Asiakkaan suostumuksella ulkopuoliset toimintayksiköt
• Väestötietojärjestelmä (VTJ)
• Yritystietojärjestelmä (YTJ) sekä
• muut viranomaistahot (mm. aluehallintovirasto, poliisi ja kuntien maaseutuelinkeinoviranomaiset).

8. Henkilötietojen käsittelijät

Alueellisen eläinlääkintäpalveluiden työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin. Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Eläinlääkintärekisteristä luovutetaan tietoja MMM-asetuksen potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen 6 §:n mukaisesti:
– silloin kun tiedon luovuttamisesta on laissa erikseen säädetty
– lääkitys- ja hoitotiedot eläimen omistajan suostumuksen mukaisesti
– tutkimuksen tai hoidon järjestämiseksi tarpeelliset tiedot eläimen omistajan suullisen
suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän suostumuksen mukaisesti
– viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää.

Alueellisen ympäristöterveydenhuoltojaoston julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena:
– Arkistolaitoksen määräykset
– Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen (MMMa 6/EEO/2000) asiakirjojen säilytysajasta.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietoja hallinnoidaan sähköisesti erillisellä toiminnanohjaus-/
potilastietojärjestelmällä. Lisäksi potilastietoja käsitellään myös erillisjärjestelmissä, kuten esim. kuvantamisjärjestelmä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.