Hyppää sisältöön

Etsivä nuorisotyö

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
3.6.2021

1. Rekisterin nimi

Etsivä nuorisotyö

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Vapaa-aikapäällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4221

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kaupungin Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.

Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki (1285/2016, §10-12)

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
• nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti
• nuoren yksilöinti- ja yhteistietojen ilmoittaja
• etsivän nuorisotyön kannalta tarpeellisia tietoja nuoren tilanteesta ja tuen tarpeesta
• päätetyt jatkotoimenpiteet
• mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu

Rekisterin tietosisältö on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • asiakas
  • alaikäisten osalta huoltajat
  • asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon viranomaiset
  • Nuorisolain 11 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut
  • julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin Etsivän nuorisotyön työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.

Numeraalisia, tilastollisia asiakastietoja siirretään valtakunnalliseen PARkkitietokantaan.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (Microsoft
online), siirtoperuste: Microsoft Online-palvelujen sopimusehdot mukaan lukien komission
hyväksymät mallisopimuslausekkeet ovat luettavissa Microsoftin internet-sivuilla:
http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=Finnish

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin
tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston määryksiä ja kuntaliiton suosituksia.

Asiakastiedot hävitetään heti, kun ne eivät ole enää välttämättömiä häntä koskevan tehtävän hoitamiseen. Tai viimeistään silloin, kun nuori täyttää 29- vuotta. Tiedot poistetaan myös luvan antaneen nuoren tai huoltajan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietojen käsittely tapahtuu PARent-asiakas- ja tilastointijärjestelmän avulla. PARjärjestelmät ovat Excel-pohjaisia osana Microsoftin O365-ratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.