Esiopetuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
11.2.2022

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Päiväkodin johtaja
Olavinkatu 27
57130 Savonlinna
p. 044 417 4309

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida esiopetuksen järjestämistä ja kuljetuksia sekä tuottaa Savonlinnan kaupungin sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät esiopetuksen tilastotiedot. Rekisterissä hallinnoidaan myös esiopetukseen osallistuvien kasvattajien henkilötietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Laki kaksivuotisen esiopetuksen kokeilusta (1046/2020)

6. Rekisterin tietosisältö

Lasten tiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite sekä tehostetun ja erityisen tuen tukitoimet ja niiden suunnittelu
– läsnäolotietojen kirjaaminen (Läsnä-sovellus)
– lapsen esiopetussuunnitelma (Wilma)
– lasten hoitoaika- ja poissaolotiedot (Edlevo)

Huoltajien tiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, perheen koko ja kokoonpano, lapsen sisarusten henkilötiedot sekä huoltajien tulotiedot

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, § 40)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä.
Henkilötiedot päivitetään Väestörekisterin tietojärjestelmästä viikoittain.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin varhaiskasvatuksen ja yksityisten päiväkotien esimiehet ja osa henkilöstöstä (annetun käyttäjäroolin mukaisesti) sekä taloushallinnon työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet tiettyihin henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmäntoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Laskutusaineiston luovuttaminen kuukausittain kaupungin talouspalveluihin.
Lasten ja huoltajien tiedot Opetushallituksen kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Koski).

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Varhaiskasvatuksessa käytetään Effica Varhaiskasvatus-ohjelmaa, MultiPrimus-ohjelmaa, Läsnä –sovellusta, Edlevo-sovellusta sekä taloushallinnon Intime –laskutusjärjestelmää.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.