Nuorisoverstas
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
10.6.2021
1. Rekisterin nimi
Nuorisoverstas
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Vapaa-aikapäällikkö
Olavinkatu 27
p. 044 417 4221
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Savonlinnan kaupungin Nuorisoverstaan valmennusjaksolla olevien nuorten työsuhdetietojen ja Nuorisoverstaan asiakkaiden asiakastietojen hallinnointi.
Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseen.
Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki (1285/2916)
6. Rekisterin tietosisältö
Valmennusjaksolla olevat nuoret:
- nimi, osoite, henkilötunnus, ikä, koulutus, sukupuoli, kieli,
- lähettävä taho, sopimus, valmennussuunnitelma, toimenpiteet
- valmennusjaksolla ja sijoittuminen valmennusjakson aikana tai sen jälkeen
- tarvittaessa huumausainetestitulokset, jotka säilytetään erillään edellä mainituista henkilötiedoista
- valmennuksen vastuuhenkilöt
- edellä mainittuja asioita käsitellään myöhemmin anonyymiraportteina (eli ns. PARKki –tiedostoina), joista henkilöä ei voida tunnistaa. Nämä tiedot yhdistetään nuorisotilastot.fi ja Opetusja kulttuuriministeriön valtakunnalliseen työpaja-kyselyyn.
Nuorisoverstaalta asiakastilausten tehneen henkilön tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja henkilötunnuksen loppuosa sekä merkki ja työ/palvelu.
7. Henkilötietojen tietolähteet
- Asiakas itse
- Lähettävät tahot: TE-toimisto, Työllisyyspalvelut, TYP, Sosteri,
- SAMIedu, muut koulut
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin Nuorisoverstaan ja sivistysviraston työntekijät,
joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.
9. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella henkilölle itselleen tai siihen oikeutetulle taholle (esimerkiksi toiselle viranomaiselle) rekisteröidyn (tai hänen huoltajansa) suostumuksen mukaan.
Tietoja valmennusjaksolle osallistuvien nuorten läsnä- ja poissaolopäivistä annetaan lähettävälle taholle.
Kerättävä anonyymi tilastollinen materiaali toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin (PARkki) toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, ja hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun
eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot hävitetään heti, kun ne eivät ole välttämättömiä työpajan tehtävän hoitamiseksi, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin.
Säilytysajan perusteena on:
Nuorisolaki (1285/2016, 14§)
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Rekisteriä ylläpidetään excel-pohjaisessa PARty -tilastointijärjestelmässä.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään Nuorisoverstaalla lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.