Nälkälinnanmäen vuokratilat
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.4.2026
1. Rekisterin nimi
Nälkälinnanmäen vuokraustoiminnan asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Taloushallinnon palveluneuvoja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 476 2464
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Nälkälinnanmäen taide- ja kulttuuritalon tilojen vuokraustoiminnan järjestäminen ja siihen liittyvät tehtävät, kuten
- vuokralaisvalinta ja sopimusta edeltävät toimenpiteet
- vuokrasopimuksen tekeminen ja vuokrasuhteen hoito
- laskutus, maksujen seuranta, perintä ja kirjanpito
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
6. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme vain vuokraustoiminnan kannalta tarpeellisia tietoja. Tietoryhmät voivat sisältää:
Vuokralais-/hakijatiedot
- nimi
- yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
- Y-tunnus
Sopimus- ja tilatiedot
- vuokrakohde, sopimusehdot, vuokran määrä
- avainten luovutus- ja palautustiedot
Laskutus- ja maksutiedot
- laskut, maksusuoritukset, viitetiedot, viivästykset
- perintään liittyvät tiedot (tarvittaessa)
Viestintä ja asiakaspalvelu
- viestit ja yhteydenotot (sähköposti, puhelinmuistiot)
- vikailmoitukset ja huoltopyynnöt
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietojen käsittelijänä toimii yhteistoimintasopimukseen perustuen Pääkonttori ry. Myös tietojärjestelmätoimittaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.
9. Henkilötietojen luovutukset
Ei säännönmukaisia luovutuksia ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisillä perusteilla tai rekisteröidyn suostumuksella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kuuluvilla tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja:
- vuokrahakemuksia/-sopimuksia säilytetään 10 vuotta voimassaolon päättymisestä
- laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään vähintään 6 vuotta
Säilytysajan perusteena on:
Tiedonhallintalautakunnan suositukset
Kirjanpitolaki 1336/1997
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Vuokrahakemuksia ja -sopimuksia käsitellään Webropol-tietojärjestelmässä ja Dynasty-asianhallintajärjestelmässä. Laskutuksessa ja perinnässä käytetään Intime-kirjanpitojärjestelmää.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy edellyttää työtehtävien mukaista oikeutusta.