Talouspalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
18.3.2025

1. Rekisterin nimi

Talouspalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Talousjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Savonlinnan kaupungin ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi, ottolainojen seuranta, luotollisten maksukorttien hankkiminen sekä antolainojen seuranta ja laskutus. Antolainoja kaupunki on myöntänyt yrityksille ja yhteisöille.

Talouspalvelut toteuttavat toimittajakohtaisen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatuksen ja maksuliikenteen sen jälkeen, kun ne on toimialakohtaisesti asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään talouspalveluiden toimesta.

Talouspalvelut hankkivat toimialojen esihenkilöiden tilauksesta luotollisia maksukortteja. Talouspalvelut hoitavat korttia tilatessa toimitetut tiedot tiliöinneistä kortin tarjoaville yrityksille, jotta niiden laskut saapuvat toimialakohtaisesti tarkastettaviksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c ja b -kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Palvelujen ja tavaroiden toimittajat: toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan y-tunnus ja pankkitilit, laskujen summat, eräpäivät ja laskujen tila.
  • Myyntireskontran asiakastiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus ja ytunnukset, osoitetiedot, laskutetut palvelut, laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila.
  • Lainojen hallinnointi: asiakastiedot (nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero) sekä lainatiedot: (lainaehdot, lainamäärät, laskutustiedot).
  • Luotollisten maksukorttien tilaaminen: asiakastiedot (tilaajan nimi, toimiala ja sähköpostiosoite sekä henkilön tai tiimin nimi, jolle kortti tilataan, kortin saajan sähköpostiosoite sekä kortin vastuuhenkilön sähköpostiosoite), millainen kortti on kyseessä, kortin määritelty voimassaoloaika sekä luottoraja, laskutuksessa käytettävä kustannuspaikka sekä korttimaksujen hyväksyjän nimi.

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), luotollisten maksukorttien tilauslomakkeista, ennakkoperintärekisteristä ja väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimusten mukaiset talouspalveluiden tietojärjestelmien toimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tilintarkastajalle, käytettävissä olevia luotollisia maksukortteja tarjoaville yhtiöille, perintään ja pankkeihin.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kirjanpitolaki
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

  • Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, talouden suunnittelu ja aineiston arkistointi: Intime
  • Sähköinen laskutus: TietoEvryn Laskuhotelli -palvelu
  • Ostolaskujen kaupungin sisäinen sähköinen laskunkierrätys: Approval
  • Maksuliikenteen hallinnointi: Nomentia
  • Kassaohjelmisto: Ceepos
  • Lainaohjelma: Datwin & Apollo

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.