Talouspalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
7.7.2023

1. Rekisterin nimi

Talouspalvelut

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Talousjohtaja
Olavinkatu 27
p. 050 575 8803

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Savonlinnan kaupungin ostolaskujen, menotositteiden mukaisten maksujen sekä palkkojen maksuliikenteen hoitaminen, kassatilitykset, myyntisaatavien laskuttaminen, tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi. Antolainojen seuranta ja laskutus. Antolainoja kaupunki on myöntänyt yrityksille ja yhteisöille. Ottolainojen seuranta.

Talouspalvelut toteuttaa toimittajakohtaisen ostolaskuihin ja menotositteisiin liittyvän maksatuksen ja maksuliikenteen sen jälkeen, kun ne on toimialakohtaisesti asiatarkastettu ja hyväksytty. Toteutuneet
tilitapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon ja tapahtumista raportoidaan tarvittaessa.

Asiakaskohtaiset myyntilaskut laskutetaan toimialakohtaisesti, maksujen seuranta ja mahdolliset maksukehotukset tai muutokset maksusuunnitelmaan tehdään talouspalveluiden toimesta.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena (mm. lainat).

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

  • Palvelujen ja tavaroiden toimittajat: toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan y-tunnus ja pankkitilit, laskujen summat, eräpäivät ja laskujen tila.
  • Myyntireskontran asiakastiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus ja ytunnukset, osoitetiedot, laskutetut palvelut, laskujen summat, eräpäivät, laskujen tila.
  • Lainojen hallinnointi: asiakastiedot (nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero) sekä lainatiedot: (lainaehdot, lainamäärät, laskutustiedot).

Osa rekisterin sisällöstä on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
Voimassa oleva tietosuojalainsäädäntö.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), ennakkoperintärekisteristä ja väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet talouspalveluiden rekisteritietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset talouspalveluiden tietojärjestelmätoimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tilintarkastajalle, perintään ja pankkeihin.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

  • Kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, talouden suunnittelu ja aineiston arkistointi: Intime
  • Sähköinen laskutus: Laskuhotelli
  • Ostolaskujen kaupungin sisäinen sähköinen laskunkierrätys: WorkFlow
  • Maksuliikenteen hallinnointi: OpusCapita
  • Kassaohjelmisto: Ceepos
  • Lainaohjelma: Datwin

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.