Luottamushenkilö- ja sidonnaisuusrekisteri

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.5.2025

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Luottamushenkilörekisteri:
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906–4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

Sidonnaisuusrekisteri:
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906–4)
Tarkastuslautakunta
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Luottamushenkilörekisteri:
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4053

Sidonnaisuusrekisteri:
Sisäinen tarkastaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 407 2571

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Luottamushenkilörekisteri:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on luottamushenkilötietojen hallinnointi, yhteydenpito luottamushenkilöihin sekä ilmoitusten ja hakemusten käsittely, esim. luottamushenkilöille maksettavat palkkiot ja korvaukset. Lisäksi henkilötietoja käsitellään historiatietojen tallentamiseksi.

Sidonnaisuusrekisteri:
Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella, jonka mukaan kunnan luottamushenkilön ja johtavan viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävän hoitamisessa.
Tarkastuslautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilörekisteri:
Luottamushenkilöiden käyttäjätunnus, nimi, henkilötunnus, kotikunta, valokuva, ammatti, työpaikka, pankkitili ja yhteystiedot (ml. osoite, puhelin, sähköposti sekä tieto mahdollisesta turvakiellosta), henkilön erityisruokavaliot, tieto puolueen jäsenyydestä puolueveron perintää varten, sekä luottamustoimien tiedot palkkioiden ja korvausten maksatusta varten.

Sidonnaisuusrekisteri:
Kuntalain 84 §:ssä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, luottamus- ja virkatehtävien hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet sekä kunnan toimielin ja henkilön rooli toimielimessä tai virka kaupungin organisaatiossa.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksen mukaisen tietojärjestelmän toimittaja Eduix Oy.

9. Henkilötietojen luovutukset

Luottamushenkilörekisteri:
Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kaupungin verkkosivuilla www.savonlinna.fi. Muut yhteystiedot kuten puhelinnumero julkaistaan luottamushenkilön antamalla suostumuksella.

Sidonnaisuusrekisteri:
Kaupunki ylläpitää kuntalain mukaista rekisteriä sidonnaisuuksista kaupungin verkkosivuilla www.savonlinna.fi, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu

Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Luottamushenkilörekisteri:
Luottamushenkilörekisterin keskeisimmät tiedot eli luettelot toimielinten jäsenistä ja henkilöiden hoitamista luottamustoimista säilytetään pysyvästi. Muut luottamushenkilöistä kerätyt tiedot hävitetään käyttötarpeen päätyttyä kunnan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös KA/19119/07.01.01.03.01/2022
Kuntalaki (410/2015)

Sidonnaisuusrekisteri:
Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot poistetaan tietoverkosta. Sidonnaisuusilmoituksien ja sidonnaisuusrekisterien tiedot säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston päätös AL/10361/07.01.01.03.01/2017
Kuntalaki (410/2015)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tietoja ylläpidetään tietojärjestelmätoimittaja Eduix Oy:n Aimoa -palvelussa. Luottamushenkilörekisterin osalta pysyvästi säilytettäviä tietoja ylläpidetään lisäksi Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel) kaupungin omassa palvelinympäristössä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Luottamushenkilörekisteri:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Sidonnaisuusrekisteri:
Ei manuaalista aineistoa.