Nuorten kesätyösetelit

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.1.2022

1. Rekisterin nimi

Nuorten kesätyösetelien hallinnointi

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Työllisyyspalvelujen päällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4148

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Nuorten kesätyösetelien hallinnointi: hakemusten käsittely ja päätöksenteko sekä luovuttaminen nuoria työllistäville yrittäjille.

Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on julkinen valta ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (art 6. kohta e).

6. Rekisterin tietosisältö

Nuoren tiedot: nimi, syntymäaika, kotikunta, yhteystiedot, työsuhteen tiedot, työsopimus, työtodistus, palkkalaskelma
Yritystiedot: työnantajan nimi, kotikunta, yhteystiedot, Y-tunnus
Muut tiedot: tehdyt päätökset, maksutapahtumat

Rekisteri sisältää salassapidettävää tietoa. (Julkisuuslaki 1999/621, §24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan nuorelta/työnhakijalta sekä työnantajalta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Työllisyyspalveluiden työntekijät ja nuoria työllistävät työnantajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Päätös tuen myöntämisestä luovutetaan nuoria työllistäville yrityksille. Työantaja luovuttaa nuoren työsopimus-, työtodistus- ja palkkatositetiedot rekisterinpitäjälle maksatusta varten.

Asiakkaan erillisellä ja yksilöidyllä suostumuksella on mahdollista luovuttaa häntä koskevia tietoja kolmannelle osapuolelle.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Hakemus tehdään kaupungin verkkosivuilta tulostettavalla lomakkeella ja päätöksiä ylläpidetään asianhallintajärjestelmässä. Maksatusta varten työnantaja tekee sähköisen laskun ja toimittaa tarvittavat liitteet suojatulla sähköpostilla rekisterinpitäjälle.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävien mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeus tiedonkäsittelyyn.