Varhaiskasvatus
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
11.6.2026
1. Rekisterin nimi
Varhaiskasvatuksen järjestäminen
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Päiväkodin johtaja
Olavinkatu 27
57130 Savonlinna
p. 044 417 4309
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Varhaiskasvatuksen järjestämisen ja siihen liittyvien tukitoimien, varhaiskasvatussuunnitelmien, asiakasmaksujen, lasten läsnäolotietojen sekä perhepäivähoitajien työaikakirjausten hallinnointi.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.
Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)
6. Rekisterin tietosisältö
Lasten tiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite sekä tehostetun ja erityisen tuen tukitoimet ja niiden suunnittelu
– läsnäolotietojen kirjaaminen (Läsnä-sovellus)
– lapsen varhaiskasvatussuunnitelma (Muksunetti)
– lasten hoitoaika- ja poissaolotiedot (Edlevo)
Huoltajien tiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, perheen koko ja kokoonpano, lapsen sisarusten henkilötiedot sekä huoltajien tulotiedot
Perhepäivähoitajan tiedot:
– nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä perhepäivähoitajan omat alle kouluikäiset lapset
– työaikakirjaukset (Läsnä-sovellus)
Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.
Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, § 40)
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä.
Henkilötiedot päivitetään Väestötietojärjestelmästä vuorokausittain. Lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuen tiedot tarkastetaan Kelan Kelmu-järjestelmästä.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Käsittelijöinä toimivat sopimuksen mukaisen tietojärjestelmäntoimittajan edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
- Laskutusaineiston luovuttaminen kuukausittain kaupungin talouspalveluihin.
- Lasten ja huoltajien tiedot Opetushallituksen kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda).
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Tiedonhallintalautakunnan suositukset
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Varhaiskasvatuksessa käytetään Edlevo-tietojärjestelmää ja sovellusta, Muksunetti-ohjelmaa, Läsnä–sovellusta sekä taloushallinnon Intime–laskutusjärjestelmää.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.