Vammais- ja vanhusneuvosto

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
15.9.2026

1. Rekisterin nimi

Vammais- ja vanhusneuvoston toiminnan henkilörekisteri.

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Kaupunginhallitus
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
kirjaamo@savonlinna.fi

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Vammais- ja vanhusneuvoston sihteeri
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 408 0959

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 302 3377
tietosuojavastaava@savonlinna.fi

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • vammais- ja vanhusneuvoston asettaminen ja kokoonpanon ylläpitäminen
  • jäsenten, varajäsenten, puheenjohtajien ja muiden osallistujien yhteystietojen hallinta
  • kokousten koollekutsuminen ja kokousviestintä
  • esityslistojen, pöytäkirjojen, lausuntojen, aloitteiden ja muiden asiakirjojen laatiminen, käsittely ja julkaiseminen
  • läsnäolo-, poissaolo- ja esteellisyystietojen käsittely
  • neuvostojen toiminnasta ja vaikuttamismahdollisuuksista viestiminen
  • tapahtumien, kuulemistilaisuuksien, vierailujen ja muiden tilaisuuksien järjestäminen
  • palkkioiden, matkakustannusten ja muiden korvausten maksaminen
  • yhteydenottojen, lausuntopyyntöjen ja neuvostoille osoitettujen asioiden käsittely
  • asiakirjahallinnon, arkistoinnin ja kaupungin lakisääteisten velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Käsittely voi tarpeen mukaan perustua myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohtaan: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015), erityisesti 27 § vanhusneuvostosta ja 28 § vammaisneuvostosta.

6. Rekisterin tietosisältö

Vammais- ja vanhusneuvostojen jäsenten, varajäsenten ja yhdyshenkilöiden:

  • Perustiedot: Nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotiosoite) 
  • Luottamustoimi ja edustavuus: Asema neuvostossa (puheenjohtaja, jäsen, varajäsen jne.) sekä edustettava järjestö, yhteisö tai toimielin, toimikausi.
  • Kokous- ja päätöksentekotiedot: läsnäolo- ja poissaolotiedot, esteellisyystiedot, puheenvuoroihin, kannanottoihin ja eriäviin mielipiteisiin liittyvät tiedot, esityslistoihin, pöytäkirjoihin, lausuntoihin, aloitteisiin ja muihin asiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot.
  • Maksutiedot (tarvittaessa): Pankkiyhteystiedot kokouspalkkioiden ja matkakorvausten maksatusta varten, matkustus- ja kilometritiedot.
  • Erityistarpeet (vapaaehtoinen): Mahdolliset esteettömyyteen tai kokousjärjestelyihin liittyvät välttämättömät tiedot (esim. tulkkaus- tai avustajatarve, ruokavaliot tarjoiluissa).

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan vammais- ja vanhusneuvoston jäseniltä itseltään sekä heitä nimeäviltä järjestöiltä sekä kaupungin toimielimiltä nimitysprosessin yhteydessä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

9. Henkilötietojen luovutukset

Julkiset tiedot: Neuvoston jäsenten ja varajäsenten nimet, asema, julkiset yhteystiedot sekä kokousasiakirjoihin sisältyvät tarpeelliset tiedot julkaistaan kaupungin verkkosivuilla (savonlinna.fi).

Luovutukset ulkopuolisille: Tietoja luovutetaan toimielintyöskentelyn vaatimassa laajuudessa kaupungin sisäisesti sekä viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään Savonlinnan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan. 

  • Luottamustoimielinten kokousasiakirjat ja päätöksentekoaineistot (kuten pöytäkirjat) säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston määräysten mukaisesti. 
  • Palkkio-, matkalasku-, kirjanpito- ja verotustietoja säilytetään niitä koskevan lainsäädännön ja kaupungin säilytysaikojen mukaisesti.
  • Toimikauden ja jäsenyyden hallinnointiin liittyvät yhteystiedot ja erityistarpeet poistetaan tai päivitetään toimikauden päättyessä.

Säilytysajan perusteena on:
Tiedonhallintalautakunnan suositukset
Kansallisarkiston määräykset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

Tietoja ylläpidetään kaupungin asianhallintajärjestelmässä sekä sisäisessä tietoverkossa.

Tietoja suojataan muun muassa:

  • henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla
  • teknisillä tietoturvaratkaisuilla
  • henkilöstön salassapito- ja vaitiolovelvollisuudella
  • tietosuoja- ja tietoturvaohjeilla
  • henkilöstön koulutuksella
  • tietojärjestelmätoimittajien kanssa tehdyillä sopimuksilla
  • toimitilojen ja paperiasiakirjojen asianmukaisella suojauksella.

Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajattu työtehtävien perusteella.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • saada tieto henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy tietoihin
  • pyytää tietojen oikaisua
  • pyytää käsittelyn rajoittamista (tietyissä tilanteissa)
  • vastustaa käsittelyä (tietyissä tilanteissa)

Oikeuksien käyttäminen

Oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä:

  • rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 3)
  • tietosuojavastaavalle (kohta 4)

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Toivomme kuitenkin, että olet ensin meihin (kohta 3 ja 4) yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700
https://tietosuoja.fi