Maahanmuuttajapalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
9.1.2023

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Maahanmuuttosihteeri
Olavinkatu 27
57130 Savonlinna
p. 044 417 4141

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Maahanmuuttajapalveluiden tarkoituksena on järjestää maahanmuuttajille kotoutumista edistäviä ja tukevia toimenpiteitä ja palveluja. Rekisteriä käytetään pakolaisten ja muiden maahanmuuttajien tietojen hallinnointiin ja toiminnan raportointiin.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kotoutumisen edistämisestä (1386/2010)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää maahanmuuttajien asiakastietoja:

henkilötiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, siviilisääty, ammatti, kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli, perhetiedot, kotikunta, asuinkunta, muuttopäivät, oleskelulupatiedot
asiakaskertomus: sisältää asiakkaiden asioiden ja palveluiden kirjaamismerkintöjä, kuten alkukartoitukset sekä asumiseen, opiskeluun, työhön, toimeentuloon ja terveyteen liittyviä asioita
vireillepanotiedot: vireillepanon päivämäärä ja vastuullinen käsittelijä sekä organisaatio

7. Henkilötietojen tietolähteet

asiakas, hänen edustaja
yhteistyökumppani (mm. hyvinvointialue, vastaanottokeskus)
Ulkomaalaisrekisteristä (Umarek / Migri)
Kelan viranomaispalvelusta (Kelmu)
Väestörekisterikeskuksesta (henkilötietojen päivittyminen)
myös ELY -keskus, SPR, Yhdistyneiden kansakuntien pakolaisjärjestö (UNHCR)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet
maahanmuuttajapalveluiden henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella henkilölle itselleen tai siihen oikeutetulle viranomaiselle.

Umarek-tietoja ei ole oikeus luovuttaa asiakkaalle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun
eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Maahanmuuttajapalveluissa käytetään kaupungin Effican Maahanmuuttajapalvelu-osiota, Facta-kuntarekisteriä ja erillistä Excel-tiedostoa. Käytössä on myös Kelmu, jonka ylläpidosta vastaa Kela.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän ja Excel-tiedoston käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. Tietoja käsittelevillä
työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus, mikä koskee myös työsuhteen päättymisen jälkeistä aikaa.