Väestötiedot

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
21.7.2021

1. Rekisterin nimi

Väestötiedon ylläpito

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Tietohallintopäällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 5160 464

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Savonlinnan kaupungissa kirjoilla olevan väestön henkilötietojen käyttäminen viranomaistoimintaa varten.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen. Savonlinnan kaupunki käsittelee väestön henkilötietoja voidakseen tuottaa lakisääteisiä palveluita ja pitääkseen muita asiakasrekistereitä ajan tasalla.

Keskeinen lainsäädäntö:
Julkisuuslaki (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Väestötietolaki (661/2009)

6. Rekisterin tietosisältö

Henkilön sukunimi ja etunimet, osoitetiedot, kansalaisuus, äidinkieli, syntymäaika, syntymäkunta, kuolinpäivä, henkilötunnus, sukupuoli, ammatti, puolison nimi ja henkilötunnus, puolison ammatti, vihkipäivä, lasten syntymäajat, kiinteistötunnus, samassa osoitteessa asuvat, edelliset asuinpaikat sekä kuntaa/kunnasta muuttopäivä.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Väestötietolaki (661/2009)
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Väestörekisterikeskus toimittaa sähköisen muutosaineiston viikoittain.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet väestörekisteritietoihin.

Käsittelijänä toimii myös järjestelmätoimittaja, jonka palvelimelta Väestörekisterikeskuksen tuottama muutostietoaineisto noudetaan viikoittain.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilölle ja yhteisölle luovutetaan väestötietojärjestelmästä tietoja, joita nämä tarvitsevat oikeuksiensa ja velvollisuuksiensa toteuttamiseksi.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tietosisältö muuttuu viikoittain Väestörekisterikeskuksen toimittaman muutostietoaineiston mukaisesti. Henkilötietoihin kohdistuvat historiatiedot kuten osoitemuutokset (kunnassa/kuntaan/kunnasta), avioliittotieto ja kuolintieto säilyvät rekisterissä sen elinkaaren ajan. Rekisterin elinkaari katkeaa ja historiatieto poistuu, jos Väestörekisterikeskukselta tilataan uusi perusaineisto ja alkaa rekisterin uusi elinkaari.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Väestötiedot päivitetään säännöllisesti perusjärjestelmiin.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla järjestelmien käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Rekisteristä ei ole manuaalista aineistoa.