Liikuntapalvelut
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.8.2026
1. Rekisterin nimi
Liikuntapalveluiden asiakas- ja palvelurekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
kirjaamo@savonlinna.fi
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Vapaa-aikapäällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
Puh. 044 417 4221
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
Liikuntaryhmien, tapahtumien ja leirien ilmoittautumisten hallinta
Tietoja käsitellään, jotta voidaan:
- vastaanottaa ja käsitellä ilmoittautumisia
- hallita osallistujaluetteloita ja varasijoja
- viestiä ryhmien aikatauluista, muutoksista ja peruutuksista
- seurata ryhmien toteutumista ja osallistumista
- hallita mahdollisia maksutietoja, laskutusta ja maksujen valvontaa
- huomioida palvelun järjestämisessä tarpeelliset osallistumiseen liittyvät tiedot
Liikuntaneuvonta
Tietoja käsitellään, jotta voidaan:
- varata ja hallita asiakastapaamisia
- toteuttaa liikuntaneuvontaa ja siihen liittyvää ohjausta
- laatia asiakkaan tilanteeseen sopivia liikunnan ja hyvinvoinnin suunnitelmia
- seurata neuvontaprosessin etenemistä
- arvioida palvelun vaikuttavuutta ja kehittää toimintaa
Liikunta-, harraste-, kokoontumis- ja vapaa-aikatilojen vuokrausten hallinta
Tietoja käsitellään, jotta voidaan:
- vastaanottaa ja käsitellä tilavaraus- ja vuokraushakemuksia
- hallita varauksia, käyttövuoroja ja sopimuksia
- hallita avaimia ja kulkukortteja
- viestiä varausten vahvistuksista, muutoksista ja käytännön järjestelyistä
- hoitaa laskutus, maksujen seuranta ja mahdolliset perintätoimet
- valvoa tilojen käyttöä ja ratkaista mahdollisia käyttöön liittyviä epäselvyyksiä
Yleinen asiakaspalvelu ja toiminnan kehittäminen
Tietoja voidaan käsitellä myös:
- asiakaspalvelun toteuttamiseksi
- palvelujen suunnitteluun, seurantaan, tilastointiin ja raportointiin
- toiminnan kehittämiseen
- väärinkäytösten tai virheiden selvittämiseen
- kunnan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kunta käsittelee henkilötietoja osana tehtäväänsä edistää kuntalaisten hyvinvointia, terveyttä ja liikuntaa sekä järjestää liikuntapalveluja ja hallinnoida kunnan tiloja.
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Siltä osin kuin kyse on esimerkiksi liikuntatilojen vuokrauksesta, varauksesta, maksullisesta palvelusta tai muusta asiakassuhteeseen perustuvasta järjestelystä, henkilötietojen käsittely voi perustua myös sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin.
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös esimerkiksi kirjanpitoa, arkistointia, asiakirjahallintoa, viranomaisvelvoitteita ja julkisuuslainsäädäntöä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.
Erityiset henkilötietoryhmät
Liikuntaryhmissä ja liikuntaneuvonnassa voidaan käsitellä asiakkaan itsensä antamia terveyteen tai toimintakykyyn liittyviä tietoja, jos se on tarpeen palvelun turvalliseksi ja tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi.
Näiden tietojen käsittely perustuu tapauskohtaisesti siihen, että:
- rekisteröity on antanut tiedot itse ja niiden käsittely on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi (Tietosuojalaki 6 § 1 mom. 2 kohta), tai
- rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa tietojen käsittelyyn.
Terveystietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
Perus- ja yhteystiedot
- nimi
- syntymäaika tai ikäryhmätieto
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- huoltajan tai muun yhteyshenkilön tiedot, jos tarpeen
Palvelun käyttöön liittyvät tiedot
- tiedot ilmoittautumisesta, osallistumisesta ja peruutuksista
- tiedot liikuntaryhmästä, kurssista tai tapahtumasta
- tiedot liikuntaneuvonnan ajanvarauksista ja tapaamisista
- tilavaraus- ja vuokraustiedot
- asiakasviestintään liittyvät tiedot
Maksu- ja laskutustiedot
- laskutettava nimi ja yhteystiedot
- laskutusosoite / verkkolaskutustiedot
- maksuihin ja suorituksiin liittyvät tiedot
- mahdolliset viivästys- tai perintätiedot
Palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset lisätiedot
- tiedot erityistarpeista ja välttämättömistä terveystiedoista, jos ne ovat palvelun turvallisen toteuttamisen kannalta tarpeellisia
- liikuntaneuvonnassa terveyteen tai toimintakykyyn liittyviä tietoja sekä tiedot liikuntatottumuksista ja tavoitteista
Teknisiä asiointitietoja
- sähköisen asioinnin lokitiedot
- käyttäjätunnisteet tai asiointikanavan tekniset tiedot siltä osin kuin niitä syntyy palvelun käytössä
7. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:
- rekisteröidyltä itseltään
- huoltajalta, edustajalta tai yhteyshenkilöltä
- kunnan sähköisistä asiointipalveluista ja varausjärjestelmistä
- laskutukseen tai asiakkuuden hoitoon liittyvistä järjestelmistä
- mahdollisesti muilta viranomaisilta tai kunnan sisäisistä järjestelmistä, jos tiedon saanti perustuu lakiin ja on tarpeen asian käsittelemiseksi
8. Henkilötietojen käsittelijät
Tietojärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja kaupungin lukuun henkilötietojen käsittelijöinä, ja heidän kanssaan on tehty tietosuoja-asetuksen mukaiset sopimukset.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa:
- tilapalveluiden rekisteriin avain- ja kulunhallintaa varten
- laskutuksen, maksujen valvonnan tai perinnän toteuttamiseksi
- viranomaisille, jos luovutukselle on lakisääteinen peruste.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja käsittelemään lähtökohtaisesti EU/ETA-alueella. Mikäli käytetty palvelu siirtää tai tallentaa tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi ja kaupungin arkistointi- ja tiedonohjaussuunnitelman sekä lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Tyypillisesti:
- liikuntaryhmien ilmoittautumistiedot säilytetään ryhmän toteuttamisen ja mahdollisten jälkiselvitysten ajan
- liikuntaneuvonnan tiedot säilytetään niin kauan kuin asiakkuuden hoitaminen, seuranta ja mahdolliset oikeusturvatarpeet sitä edellyttävät
- liikuntatilojen varaus- ja vuokraustiedot säilytetään sopimus- ja laskutustarpeiden sekä kirjanpitosäännösten mukaisen ajan
- laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään pääosin sähköisissä tietojärjestelmissä, kuten Asio ja Hyviö.
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Suojauksen keinoja ovat esimerkiksi:
- käyttöoikeuksien rajaaminen työtehtävien perusteella
- käyttäjätunnukset ja salasanat
- lokitietojen kerääminen
- tietojärjestelmien ja tiedonsiirron suojaaminen
- paperiaineistojen säilyttäminen lukituissa tiloissa
- henkilöstön ohjeistus ja koulutus
- sopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa
Erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja, suojataan korostetun huolellisesti.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelyn oikeusperusteesta.
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy tietoihin
- pyytää tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista (tietyissä tilanteissa)
- peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen (ei vaikuta ennen peruutusta tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen)
- pyytää käsittelyn rajoittamista (tietyissä tilanteissa)
- vastustaa käsittelyä, kun perusteena on yleinen etu/julkinen valta (tietyissä tilanteissa)
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automaattista (tietyissä tilanteissa)
Oikeuksien käyttäminen
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä:
- rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 3)
- tietosuojavastaavalle (kohta 4)
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Toivomme kuitenkin, että olet ensin meihin (kohta 3 ja 4) yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700