Maanhankinta ja -luovutus
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
29.9.2021
1. Rekisterin nimi
Maanhankinnan ja -luovutuksen asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Maankäyttöasiantuntija / Maankäyttöpalvelut
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4622
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Maankäyttöneuvottelija / Sopimusasiat
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4671
Toimistosihteeri / Laskutusasiat
Tekninen toimiala, hallintopalvelut
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4603
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Savonlinnan kaupungin tonttien ja maa-alueiden hankinta ja luovuttaminen sekä vuokrasaatavien periminen ja tonttien markkinointi.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan kohdat 1b (sopimus) ja kohta 1c (lakisääteisen tehtävän toteuttaminen).
Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999)
Maakaari (540/1995)
Maanvuokralaki (258/1966)
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakastiedot: asiakkaan nimi, osoite, henkilötunnus, kiinteistön osoitetieto, kiinteistötunnus, sähköpostiosoite, kiinteistön käyttötarkoitus.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan asianosaiselta itseltään.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
Päätöksistä lähetetään tieto asianosaisille.
Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla Kuntalain (410/2015) mukaisesti. Tarpeettomia henkilötietoja ei julkaista.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Säilytysajan perusteena:
Arkistolaitoksen määräykset ja Kuntaliiton suositukset kunnallisten asiakirjojen säilytysajasta – Tekninen toimiala 14B.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Rekisterin ylläpito toteutetaan Koki-tietojärjestelmässä, Facta-kuntarekisterissä, Excel-tiedostossa ja laskutustiedot laskutusohjelmassa, joihin kaikkiin käyttöoikeudet rajattu työtehtävien mukaan.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.