Asuntopalvelut
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
23.9.2026
1. Rekisterin nimi
Asuntopalveluiden asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
kirjaamo@savonlinna.fi
3. Rekisterin yhteyshenkilö
Asuntosihteeri
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4681
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään:
- kaupungin omistamien vuokra-asuntojen hakemusten käsittelemiseksi
- asukasvalintojen tekemiseksi
- vuokrasuhteiden perustamiseksi ja hallinnoimiseksi
- vuokrien laskutuksen ja maksuseurannan toteuttamiseksi
- asuntojen ylläpitoon ja asumiseen liittyvän asiakaspalvelun järjestämiseksi
- asumiseen liittyvän viranomaisasioinnin hoitamiseksi
- valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintojen valvontaan liittyvien tehtävien toteuttamiseksi
- muiden mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:
Sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
Henkilötietoja käsitellään asuntohakemuksen perusteella mahdollisesti syntyvän vuokrasopimuksen valmistelemiseksi sekä vuokrasopimuksen tekemiseksi ja täytäntöön panemiseksi. Tähän kuuluu esimerkiksi vuokrasuhteen hallinnointi, vuokrien laskutus, maksujen seuranta, yhteydenpito vuokralaiseen sekä vuokrasuhteeseen liittyvien asioiden hoitaminen.
Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
Henkilötietoja käsitellään silloin, kun kaupungille tai vuokranantajalle on säädetty henkilötietojen käsittelyä edellyttävä lakisääteinen velvoite. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi kirjanpitoon, viranomaisasiakirjojen käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä valtion tukemien vuokra-asuntojen käyttöön ja valvontaan liittyvät velvoitteet.
Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen (6 artiklan 1 kohdan e alakohta)
Oikeusperustetta sovelletaan erityisesti silloin, kun kaupunki hoitaa valtion tukemien vuokra-asuntojen asukasvalintaan, asukasvalintojen ohjaukseen tai valvontaan liittyvää julkista hallintotehtävää.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot
Asuntohakemukseen tai asukasvalintaan liittyen voi joissakin tilanteissa olla tarpeen käsitellä terveydentilaa koskevia tietoja, jos tieto on välttämätön hakijan asumistarpeen tai haettavan asunnon soveltuvuuden arvioimiseksi. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään vain, jos käsittelylle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste. Terveydentilatietoja ei kerätä laajemmin kuin asukasvalinnan tai asumistarpeen arvioimiseksi on välttämätöntä.
Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki 410/2015
Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta 481/1995
Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta annetun lain muuttamisesta 531/2026
Valtioneuvoston asetus asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin 166/2008
Aravarajoituslaki (1190/1993)
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Hakijaa koskevat tiedot
- nimi
- henkilötunnus
- syntymäaika
- yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- kotikunta
- ruokakunnan tiedot
- tiedot nykyisestä asumisesta
- tiedot asumistarpeesta
Asukasvalintaan liittyvät tiedot
- tulotiedot
- varallisuustiedot
- asumistarvetta koskevat tiedot
- hakemukseen liitetyt selvitykset ja asiakirjat
Vuokrasuhdetta koskevat tiedot
- vuokrasopimustiedot
- huoneistotiedot
- laskutus- ja maksutiedot
- mahdolliset perintä- ja maksujärjestelytiedot
Yhteydenpitoon liittyvät tiedot
- asiakaspalvelutapahtumat
- viestit ja yhteydenotot
- reklamaatiot ja muut asumiseen liittyvät ilmoitukset
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tietoja saadaan:
- rekisteröidyltä itseltään
- asuntohakemuksista
- vuokrasopimuksista
- rekisteröidyn toimittamista todistuksista ja selvityksistä
- viranomaisilta lainsäädännön sallimissa tilanteissa
- kaupungin omista asianhallinta- ja taloushallintojärjestelmistä
- asumispalveluiden yhteistyökumppaneilta silloin, kun tietojen saanti perustuu lakiin tai sopimukseen
Asuntohakemuksen käsittelemiseksi tarvittavien tietojen antaminen on edellytys hakemuksen käsittelemiselle ja asukasvalinnan tekemiselle. Vuokrasuhteen perustamiseksi ja hoitamiseksi tarvittavien tietojen antaminen on sopimuksen tekemisen ja täytäntöönpanon edellytys. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, asuntohakemusta ei välttämättä voida käsitellä tai vuokrasopimusta tehdä.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Kaupunki käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntuottajia, jotka käsittelevät henkilötietoja kaupungin lukuun. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojärjestelmien tai tukipalvelujen palveluntuottajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön perusteella esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille ja valvontaviranomaisille. Maksamattomia saatavia koskevia tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa perintää hoitavalle taholle.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi sekä kaupungin tiedonohjaussuunnitelman ja arkistointia koskevien määräysten mukaisesti.
Säilytysajat:
- asuntohakemukset: 2 vuotta
- vuokrasopimukset: voimassaoloaika + 4 vuotta
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Asuntopalveluiden tietovarannon keskeinen sähköinen tietojärjestelmä on Haahtela kiinteistötieto-ohjelma. Tietoja käsitellään myös organisaation Microsoft-ympäristössä.
Tietojärjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, käyttöoikeuksin sekä teknisin tietoturvaratkaisuin. Käyttöoikeudet myönnetään vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajattu työtehtävien perusteella.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, jotka määräytyvät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteen ja käsittelytilanteen perusteella. Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikissa tilanteissa.
- oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa
- oikeus vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
- oikeus vastustaa käsittelyä laissa säädetyin edellytyksin
Oikeuksien käyttäminen
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi tehdä:
- rekisterin yhteyshenkilölle (kohta 3)
- tietosuojavastaavalle (kohta 4)
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle. Toivomme kuitenkin, että olet ensin meihin (kohta 3 ja 4) yhteydessä, jotta voimme selvittää asiaa.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
p. 029 566 6700