Ilmoittajansuojelu
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
28.3.2023
1. Rekisterin nimi
Ilmoittajansuojelu
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27
p. 050 470 9394
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Ilmoittajansuojelulain mukaisten salassa pidettävien väärinkäytösilmoitusten käsittely.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.
Keskeinen lainsäädäntö:
Ilmoittajansuojelulaki (1171/2022)
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää ilmoituksen tekijän yhteystiedot (vapaaehtoinen, ilmoituksen voi tehdä myös anonyymisti) sekä mahdollisesti myös ilmoituksen kohteen henkilötietoja.
Rekisterin tietosisältö on salassa pidettävää.
Salassapidon perusteena:
Ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022, §32
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan ilmoituksen tekijältä. Tietoja täydennetään asian selvittelyssä ja päätöksenteossa.
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin erikseen nimetyt työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset oikeudet rekisteritietoihin.
Käsittelijöinä toimii myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
- Asian käsittelyn etenemisestä ja lopputuloksesta lähetetään tieto ilmoituksen tekijälle.
- Henkilötietoja luovutetaan tarvittaessa ainoastaan lakiperusteisesti toimivaltaisille viranomaisille.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään lainmukaisesti maksimissaan viisi vuotta, jollei niiden säilyttäminen ole perusteltua oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Säilytysajan perusteena on:
Ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022, §29
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Ilmoituksia halinnoidaan erillisessä ilmoittajansuojelujärjestelmässä.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Jos manuaalisia asiakirjoja syntyy, niin asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.