Ruokapalvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.1.2021

1. Rekisterin nimi

Ruokapalvelun asiakkaiden erikoisruokavaliolistat

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Ruokapalvelupäällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4711

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötiedon käsittelyn tarkoitus on asiakkaiden erikoisruokavalioiden hallinta. Lisäksi henkilötietoja käsitellään mahdollisten asiakastilausten yhteydessä.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on asiakkaan antama suostumus
(asiakas/huoltaja/holhooja antanut itse erikoisruokavaliotietonsa).

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan nimi, toimipaikka missä ruokailee ja erikoisruokavalio (myös syntymävuosi).

Rekisteri sisältää salassa pidettävää henkilötietoja.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröity, Itä-Savon sairaanhoitopiirin ja yksityisten palvelutuottajien henkilökunta, lasten vanhemmat sekä koulujen ja päiväkotien henkilökunta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin ruokapalvelun työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteritietoihin.

Käsittelijöinä toimii myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterin ulkopuolelle vain rekisteröidyn suostumuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen ajan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietoja ylläpidetään Aromi -tietojärjestelmässä ja Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel).

Tiedot on suojattu Savonlinnan kaupungin tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.