Asiarekisteri ja tietovarannot

Asiarekisteri
Savonlinnan kaupunki ylläpitää tiedonhallintalain 25 §:n mukaisesti asiarekisteriä. Asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja käsitellään asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa.

Tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Tietovarannon tiedot voivat olla hajautettuna eri sähköisiin tietojärjestelmiin ja/tai manuaalisesti käsiteltävässä muodossa kuuluen kuitenkin yhteen tietovarantoon.

Savonlinnan kaupungin tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä:

1) Fyysiset tietovarannot, arkistot
Arkisto tarkoittaa toimijan/arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta, asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta tai laitosta, joka säilyttää arkistoja.

Savonlinnan kaupungin arkistot koostuvat pitkään tai pysyvästi säilytettäviä, arkistoitavia asiakirjoja sisältävistä päätearkistoista ja toimialojen lähi- ja käsiarkistoista. Asiakirjat ovat tutkijoiden käytettävissä julkisuus- ja muun lainsäädännön mukaisin rajoituksin ja tutkijat saavat niitä käyttöönsä arkiston tai toimialojen tiloissa. Asiakirjoja ei lainata yksityiselle arkiston ulkopuolelle. Arkistotilat ovat lukittuja ja niihin pääsy on valvottua.

2) Loogiset tietovarannot, rekisterit
Looginen rekisteri -käsite merkitsee, että samaan rekisteriin luetaan kuuluviksi kaikki ne tiedot, joita käytetään samassa käyttöyhteydessä riippumatta siitä, miten ja mihin ne on talletettu. Kaupunki kerää tehtäviensä hoitamiseksi eri rekistereihin välttämättömiä henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittely sekä tietovarantoihin sisältyvien henkilörekisterien tietosisältö on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteet ja selvitys tietosuojasta henkilötietojen käsittelyssä sekä ohjeet omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kaupungin verkkosivuilta.

Alla kuvaukset toimialakohtaisista tietovarannoista.

Keskushallinto

Elinkeinopalvelut
Hallinto
Henkilöstöpalvelut
Maaseutupalvelut
Perintä
Pysäköinninvalvonta
Talouspalvelut
Vaalit

Sivistystoimi

Kirjastopalvelut
Kulttuuripalvelut
Lukiokoulutus
Museopalvelut
Oppilas- ja opiskelijahuolto
Perusopetus
Vapaa-aikapalvelut (sis. liikunta- ja nuorisopalvelut)
Varhaiskasvatus

Tekninen toimiala

Asuntopalvelut
Hankintapalvelut
Itä-Savon ympäristöterveydenhuolto
Jätehuolto
Kaavoituspalvelut
Kunnallistekniset palvelut
Logistiikkapalvelut
Maahanmuuttajapalvelut
Metsäpalvelut
Paikkatietopalvelut
Rakennusvalvonta
Ruoka- ja siivouspalvelut
Toimitilapalvelut
Tonttipalvelut
Työllisyyspalvelut
Vesihuolto
Yksityistiepalvelut
Ympäristönsuojelupalvelut