Walkers vapaaehtoiset

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
7.4.2026

1. Rekisterin nimi

Walkers vapaaehtoisten rekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Nuorisotyöntekijä / Walkers toimintavastaava
Sääminginkatu 6, 57100 Savonlinna
p. 050 478 6655

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Walkers vapaaehtoistoiminnan:

rekrytointi,
koordinointi,
yhteydenpito,
perehdytys ja koulutus,
toiminnan suunnittelun ja turvallisuuden varmistaminen.

Vapaaehtoisen koulutusvaiheessa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Koulutuksen jälkeen vapaaehtoinen allekirjoittaa sopimuksen, jolloin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki 1285/2016

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

nimi
yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
syntymäaika
ammatti ja työkokemus
aiempi vapaaehtoiskokemus
koulutustiedot ja taustatiedot vapaaehtoistehtävän kannalta
tiedot saadusta perehdytyksestä ja mahdollisesta koulutuksesta
tiedot vapaaehtoistehtävien ajankohdista ja osallistumisesta
ruokavalio/-allergiat tarjoilujen toteuttamiseksi

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan vapaaehtoiselta itseltään rekisteröitymisen, yhteydenoton tai perehdytyksen yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös Aseman lapset ry:n kautta, esim. koulutukseen osallistuminen.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Tietojärjestelmätoimittajat voivat toimia henkilötietojen käsittelijöinä teknisen ylläpidon osalta.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa toisen paikkakunnan Walkers toimintaan vapaaehtoisen suostumuksella. Tietoja ei käytetä markkinointiin tai muihin alkuperäisen tarkoituksen vastaisiin tarkoituksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauna kuin vapaaehtoinen on toiminnassa mukana.

Säilytysajan perusteena on:
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Tietoja ylläpidetään kaupungin sisäisessä tietoverkossa.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.