Verkkosivut ja sähköiset lomakkeet

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
15.6.2021

1. Rekisterin nimi

Verkkosivut ja sähköiset lomakkeet

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Tietohallintopäällikkö (verkkosivut)
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 516 0464

Kyselyiden vastuuhenkilönä toimii kyselyn laatija, joka käy ilmi asianomaisen kyselyn yhteydestä.

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Savonlinnan kaupungin henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilötietojen käyttäminen Savonlinnan kaupungin verkkosivuilla sekä uutiskirjeen jakelussa.

Rekisteriin syntyy myös kyselyihin/ilmoittautumisiin vastaajien henkilötietoja sähköisen asioinnin lomakkeiden, erilaisten kyselyiden ja ilmoittautumisten sekä asiakaspalautteiden täyttämisen myötä. Lomakkeisiin tallennettuja henkilötietoja käytetään vain siinä käyttötarkoituksessa, johon asiakas on lomakkeen täyttänyt.

Lomaketta täyttäessään asiakkaan on syytä huomioida, että henkilötunnusta tai muuta salassa pidettävää tietoa ei tule laittaa, kuin niille lomakkeille, joissa sitä kysytään.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä verkkokyselyihin ja -ilmoittautumisiin rekisteröidyn suostumus.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)

6. Rekisterin tietosisältö

  • verkkosivujen ylläpitäjien nimet, käyttäjätunnukset ja sähköpostiosoitteet
  • henkilöhakemiston, jossa henkilöstön nimet, nimikkeet, työpuhelinnumerot, työosoitteet, työyksiköt ja työsähköpostiosoitteet
  • luottamushenkilöhakemiston, jossa luottamushenkilöiden nimet, puolueet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja osoitteet
  • uutiskirjeen tilaajien nimet ja sähköpostiosoitteet
  • eri palveluissa käytettävien sähköisen asioinnin lomaketiedot
  • henkilötiedot kysely- ja ilmoittautumislomakkeista

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Luottamushenkilöhakemiston tiedot saadaan luottamushenkilöilta itseltään.
  • Kaupungin henkilöhakemiston sekä ylläpitäjien tiedot saadaan asianosaisten työyksiköistä ja kaupungin henkilöstöpalveluista.
  • Uutiskirjeen vastaanottajatiedot saadaan tilaajalta itseltään.
  • Sähköisen asioinnin sekä kysely- ja ilmoittautumislomakkeiden tiedot saadaan lomakkeen täyttävältä asiakkaalta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on ylläpito-oikeus verkkosivujen julkaisujärjestelmään.

Sähköisen asioinnin lomakkeiden tietoja käsittelevät ne kaupungin työntekijät, joilla on työtehtäviensä mukaiset oikeudet käsitellä asianomaisten lomakkeiden tietoja.

Käsittelijöinä toimivat myös verkkosivujärjestelmän ja kysely- ja raportointityökalun toimittajat sekä muiden mahdollisten kysely-/lomakeratkaisujen ylläpitäjät.

9. Henkilötietojen luovutukset

  • Kaupungin verkkosivustolla henkilötiedon julkinen näkyvyys perustuu joko työtehtävään tai suostumukseen.
  • Kysely-/ilmoittautumislomakkeiden tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Google Forms-lomaketta käytettäessä henkilötietoa saattaa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle sijaitseville palvelimelle. Näin ollen vastaamalla Google Forms -kyselyyn, vastaaja suostuu Googlen omiin tietosuojakäytänteihin, jotka on myös linkitetty kyseisen kysleylomakkeen yhteyteen.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Verkkosivustolla ja kyselylomakkeissa kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain tarpeen mukaan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietojen käsittely ja ylläpito toteutetaan verkkosivuston julkaisujärjestelmässä (WordPress) sekä kysely- ja raportointi -ohjelmistossa (Webropol). Joissakin kyselyissä ja ilmoittautumisissa käytössä on Google Forms -lomaketyökalu.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla rekisterin käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.