Sivistystoimen tilavuokraus
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
22.7.2021
1. Rekisterin nimi
Sivistystoimen tilavuokrausten hallinta
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Kehittämissuunnittelija
Olavinkatu 27
p. 044 417 4999
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterissä käsitellään kaupungin sivistystoimen liikunta-, harraste-, kokoontumis- ja vapaa-aikatilojen varausten, vuokrausten, avainten, kulkukorttien ja laskutuksen hallintaa.
Tiloja vuokrataan yrityksille, yhdistyksille ja yksityishenkilöille.
Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:
- varaajan nimi, yhteystiedot ja laskutusosoite
- tarvittaessa yritys/seura, jota edustaa
- varauksen kohde ja ajankohta
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan varaajalta (yritykset, kolmas sektori, urheiluseura, yksityishenkilö).
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin. Laskujenmaksujen viivästyessä henkilötietojen käsittelijöinä toimivat
talouspalveluiden tai keskushallinnon työntekijät työtehtäviensä mukaisesti.
9. Henkilötietojen luovutukset
Rekisteritiedot luovutetaan tarvittaviin yksiköihin asiakaslaskutusta varten (esim. koulujen liikuntasalien vuorojen laskutus).
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja käsitellään Microsoft 365 pilvipalveluissa, jonka tietojensiirrot on kuvattu Microsoftin dokumentaatiossa https://privacy.microsoft.com/fi-fi/
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Säilytysajan perusteena on: Kuntaliiton suositukset
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Varaustietoja henkilötietoineen ylläpidetään excel-tiedostossa (Microsoft 365 -pilvipalvelu), johon kaupungilla on käyttöoikeudet vain asianomaisia työtehtäviä ja asiakassuhteita hoitavalla henkilöstöllä.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tiedoston käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.