Etsivä nuorisotyö
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
3.6.2021
1. Rekisterin nimi
Etsivä nuorisotyö
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Vapaa-aikapäällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4221
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kaupungin Etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin.
Etsivässä nuorisotyössä pyritään tavoittamaan tuen tarpeessa oleva nuori ja ohjaamaan hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille.
Rekisterin ylläpidon oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.
Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki (1285/2016, §10-12)
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
• nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti
• nuoren yksilöinti- ja yhteistietojen ilmoittaja
• etsivän nuorisotyön kannalta tarpeellisia tietoja nuoren tilanteesta ja tuen tarpeesta
• päätetyt jatkotoimenpiteet
• mitä tietoja ja kenelle nuoresta on annettu
Rekisterin tietosisältö on salassa pidettävää.
Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
7. Henkilötietojen tietolähteet
- asiakas
- alaikäisten osalta huoltajat
- asiakkaan suostumuksella muut sosiaalihuollon viranomaiset
- Nuorisolain 11 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut
- julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin Etsivän nuorisotyön työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan vain asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumuksella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.
Numeraalisia, tilastollisia asiakastietoja siirretään valtakunnalliseen PARkkitietokantaan.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Ei siirtoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kaupungin
tiedonohjaussuunnitelmaa sekä Kansallisarkiston määryksiä ja kuntaliiton suosituksia.
Asiakastiedot hävitetään heti, kun ne eivät ole enää välttämättömiä häntä koskevan tehtävän hoitamiseen. Tai viimeistään silloin, kun nuori täyttää 29- vuotta. Tiedot poistetaan myös luvan antaneen nuoren tai huoltajan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Henkilötietojen käsittely tapahtuu PARent-asiakas- ja tilastointijärjestelmän avulla. PARjärjestelmät ovat Excel-pohjaisia.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia. Tiedot kerätään sähköisiin tietokantoihin, jotka ovat suljetussa tietoverkossa, jossa käyttöliittymän on suojattu käyttävätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjäoikeudet perustuvat salasanoihin.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.