Leirikoulurahasto

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
19.11.2025

1. Rekisterin nimi

Kansainvälinen leirikoulurahasto

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Toimialasihteeri
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4205

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on leirikoulurahaston avustushakemusten hakuprosessiin, avustusten myöntämiseen ja raportointiin liittyvät syyt.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

6. Rekisterin tietosisältö

Avustushakemukset, joissa kysytään huollettavan sekä huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilinumero, sekä perustelut avustuksen hakemiselle.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan hakijoilta itseltään avustushakemuksilla.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rahaston hoitotoimikunnan jäsenet käsittelevät avustushakemuksia. Oppilaan luokanvalvojalta pyydetään lausunto avustushakemukseen liittyen.

Avustushakemuslomakkeiden tietojärjestelmätoimittaja on henkilötietojen käsittelijä.

9. Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään 10 vuotta asian ratkaisusta.

Säilytysajan perusteena on:

Tiedonhallintalautakunnan suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Lomakkeen tiedot säilytetään salattuna ja vain väliaikaisesti tietojärjestelmätoimittajan järjestelmissä, kunnes tiedot on toimitettu organisaatiolle. Organisaatiossa tietoja ylläpidetään sisäisessä tietoverkossa sekä asianhallintajärjestelmässä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän ja verkkolevyjen käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Paperimuotoiset dokumentit säilytetään lukituissa tiloissa, kunnes ne siirretään sähköiseen muotoon.