Hyppää sisältöön

Jätehuollon asiakkuudet

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
3.6.2021

1. Rekisterin nimi

Jätehuollon asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna
Savonlinnan kaupunki
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna
Jätehuoltoinsinööri
p. 044 417 4612

Rekisteriasioita käsittelevä henkilö:
Savonlinnan seudun Jätehuolto Oy
Toimitusjohtaja
p. 0440 647 838

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käsittelyn tarkoitus on alueellisen jätelautakunnan toimialueen asuin- ja vapaa-ajankiinteistöjen sekä julkisen hallinto- ja palvelutoiminnan kiinteistöjen jätehuollon asiakkuuksien hallinnointi.

Rekisteriä käytetään jätehuollon perus- ja aluekeräysmaksujen laskutukseen sekä asiakaspalvelun toteuttamiseen. Tehtävä on siirretty Jätelain § 43 mukaisena palvelutehtävänä Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:lle.

Jätehuollon asiakasrekisterin pitäjä on Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna. Jätelautakunta on kuntien yhteinen jätehuoltoviranomainen, joka hoitaa lakisääteiset jätehuollon järjestämisen viranomaistehtävät. Tehtävät on määritelty tarkemmin kuntien tekemässä sopimuksessa yhteislautakunnasta. Jätelautakunta hyväksyy myös rekisteriin
pohjautuvat maksuunpanoluettelot.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu lainsäädäntöön, sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Jätelaki (626/2011)
Kunnallinen jätehuoltomääräys
Laki jätelain muuttamisesta (445/2018)

6. Rekisterin tietosisältö

  • Asiakkkaan nimi (henkilötunnus) ja laskutusosoite
  • kiinteistö- ja rakennustiedot, käyttötarkoitus, osoite
  • jätehuollon järjestämismuoto, laskutushistoria sekä
  • mahdolliset viranomaispäätökset

7. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterin ylläpito pohjautuu ensisijaisesti asiakkailta ja jätehuoltoviranomaiselta saatavaan tietoon. Kunnallisten jätehuoltomääräysten mukaan (17 §) asiakas on velvollinen ilmoittamaan asiakasrekisteriin vaikuttavista muutoksista yhtiölle. Muutokset huomioidaan ilmoituspäivästä alkaen.

Muita tietolähteitä ovat kiinteistörekisteri, rakennusrekisteri ja väestötietorekisteri (VTJ).

8. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin käsittely, käyttö ja tekninen ylläpito toteutetaan Alueellisen jätelautakunnan toimeksiannosta kuntien omistamassa jätehuoltoyhtiössä, Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:ssä. Yhtiö hoitaa jätehuollon käytännön järjestämisen. Tehtävät on määritelty tarkemmin
osakassopimuksessa.

Käsittelijöinä toimivat myös Savonlinnan kaupungin ATK-yksikkö (palvelinpalvelun tarjoaja) ja käytettävää sovellusta (JHL) tuottavan ohjelmistotoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Säännönmukaista tietojen luovuttamista ei tehdä.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin hallinnassa käytetään ensisijaisesti JHL-ohjelmistoa.

Ohjelmaan kirjautuminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus on rajatulla ryhmällä Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:ssä. Tietoja saa katsoa ja käyttää ainoastaan työtehtävien hoitoa varten.

Suojaus varmistetaan myös toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Kaupungin tietohallinto ja Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen suojauksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikki asiakastietoja sisältävät tarpeettomat tulosteet kerätään jätelautakunnan osalta keskitetysti tietosuojausta vaativana keräyspaperina ja toimitetaan asianmukaiseen käsittelyyn ostopalveluna. Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy tuhoaa ko. tulosteet itse.