Kirjaston asiakaspäätteiden ajanvaraus
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
4.6.2021
1. Rekisterin nimi
Kirjaston asiakaspäätteiden ajanvaraus
2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Informaatikko
Asemantie 5, 57100 Savonlinna
p. 044 417 4420
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Kirjaston asiakassuhteiden ja asiakaspäätteiden ajanvarausten hallinnointi.
Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttö.
Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
6. Rekisterin tietosisältö
- kirjautumistunnukset
- kirjastokortin numero
- syntymäaika (tarvitaan asiakaspäätteiden ikärajojen tarkastamiseen)
- asiakkaan valitsema käyttökieli
- asiakas voi halutessaan tallentaa myös puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen
7. Henkilötietojen tietolähteet
- asiakas
- alaikäisten osalta huoltajat
- kirjastojärjestelmä (kirjastokortin numeron tarkastaminen)
8. Henkilötietojen käsittelijät
Savonlinnan kaupungin kirjaston työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet kirjaston asiakkaiden henkilötietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.
Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Palvelussa käytetään eBooking Library tietokoneidenvarausjärjestelmää, joka on tarkoitettu kirjastojen ja muiden julkisten tilojen asiakastietokoneiden varaamiseen sekä varausten hallintaan.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.