Kirjaston asiakaspäätteiden ajanvaraus

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
4.6.2021

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Informaatikko
Asemantie 5, 57100 Savonlinna
p. 044 417 4420

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kirjaston asiakassuhteiden ja asiakaspäätteiden ajanvarausten hallinnointi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttö.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)

6. Rekisterin tietosisältö

kirjautumistunnukset
kirjastokortin numero
syntymäaika (tarvitaan asiakaspäätteiden ikärajojen tarkastamiseen)
asiakkaan valitsema käyttökieli
asiakas voi halutessaan tallentaa myös puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen

7. Henkilötietojen tietolähteet

asiakas
alaikäisten osalta huoltajat
kirjastojärjestelmä (kirjastokortin numeron tarkastaminen)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin kirjaston työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet kirjaston asiakkaiden henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Palvelussa käytetään eBooking Library tietokoneidenvarausjärjestelmää, joka on tarkoitettu kirjastojen ja muiden julkisten tilojen asiakastietokoneiden varaamiseen sekä varausten hallintaan.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.