Luottamushenkilötoiminta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
25.4.2022

1. Rekisterin nimi

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Hallintojohtaja-kaupunginlakimies
Olavinkatu 27
p. 044 417 4041

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Luottamushenkilöiden tiedot toimielinten toimintaa sekä tiedottamista varten. Rekisteri on tarkoitettu kaupungin sisäiseen käyttöön.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Luottamushenkilöiden toimielin, luottamustehtävä, edustettava puolue sekä nimi, ammatti ja yhteystiedot.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot saadaan luottamushenkilöiltä itseltään.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet henkilötietoihin.

9. Henkilötietojen luovutukset

Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kaupungin internetsivustolla. Muut yhteystiedot kuten osoite ja puhelinnumero julkaistaan luottamushenkilön antamalla suostumuksella.

Ei muita säännönmukaisia luovutuksia.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Luottamushenkilörekisterit säilytetään pysyvästi.

Säilytysajan perusteena:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Henkilötietoja ylläpidetään Office-ratkaisujen avulla (Word/Excel) kaupungin omassa palvelinympäristössä. Tiedot on suojattu Savonlinnan kaupungin tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.