Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuudet

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
3.6.2021

1. Rekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tarkastuslautakunta
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Sisäinen tarkastaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 407 2571

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa.

Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)

6. Rekisterin tietosisältö

Kuntalain 84 §:ssä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden nimi, henkilötunnus, sähköpostiosoite, luottamus- ja virkatehtävien hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet sekä kunnan toimielin ja henkilön rooli toimielimessä tai virka kaupungin organisaatiossa.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Puolueiden ilmoittamat tiedot, Savonlinnan kaupungin henkilöstöhallinto sekä ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Savonlinnan kaupungin työntekijät, joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet sidonnaisuusrekisteriin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimuksen mukaisen tietojärjestelmätoimittajan edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi.

Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteri yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Rekisteritietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin tai sukututkimukseen.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi.
Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietojen muokkaus on mahdollista vain tunnistautuneille pääkäyttäjille ja tunnistautuneille rekisteröidyille. Palveluun kirjaudutaan TUPAS-tunnistautumisen tai mobiilivarmenteen kautta. Rekisterin käyttäminen on mahdollista vain salatun HTTPS-yhteyden avulla.

Tiedot on suojattu Savonlinnan kaupungin tietoturvakäytänteiden mukaisesti. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Paperiaineistoa ei synny.