Työllisyyspalveluiden verkko-ohjaus

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
16.3.2023

1. Rekisterin nimi

Työllisyyspalveluiden verkko-ohjaus

2. Rekisterinpitäjä

Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906-4)
Tekninen johtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Työllisyyspalvelujen päällikkö
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 044 417 4148

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 044 417 4040

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Hekilötiedonkäsittelyn tarkoituksena on toteuttaa nuoren työllistymistä koskevaa ohjausta ja neuvontaa Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten sekä työ- ja elinkeinotoimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen (KEHA-keskus) ylläpitämässä digitaalisessa verkko-ohjausympäristössä.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Laki kuntouttavasta työtoiminnasta (189/2001)
Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
Laki työllistymistä edistävästä monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

6. Rekisterin tietosisältö

Ohjaustilassa (myös lomakkeilta) Asiakkaasta voidaan käsitellä seuraavia Henkilötietoja:

  • asiakkaan nimi ja henkilötunnus
  • sähköpostiosoite
  • asiakkaan antamat tiedot omasta elämäntilanteesta ja ohjaajan vastaukset
  • vastaukset 10 kysymykseen
  • tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta (mikäli soveltuvat)
  • tekniset tiedot Palvelun käytöstä
  • asiakkaan antama palaute

Kaupungin työllisyyspalveluiden työntekijöistä voidaan käsitellä seuraavia Henkilötietoja:

  • edustajan nimi
  • käyttäjätunnus ja sähköposti
  • työnantaja ja rooli/asema Käyttäjäorganisaatiossa
  • Palvelussa annettu ohjaus ja neuvonta sekä muut vastaukset
  • tekniset tiedot Palvelun käytöstä

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • asiakas
  • työllisyyspalveluiden työntekijät

8. Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijänä toimii KEHA-keskus, joka digitaalista palvelua tarjotessaa voi saada pääsyn henkilötietoihin esim. palvelun teknisen ongelman selvittämisen yhteydessä.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Ei siirtoja.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Sopimuksen päättyessä KEHA-keskus poistaa tai palauttaa tiedot sopimuksen mukaisesti. Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton ja tiedonhallintalautakunnan suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Reksiteritietoja käsitellään Ohjaustaverkossa.fi palvelussa, jonka omistaa Työ- ja elinkeinoministeriö ja KEHA-keskus on palvelun operatiivinen taho ja vastaa alustan teknisestä toiminnannasta ja toimivuudesta.

Teknisiä suojauskeinoja, mm.

  • Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
  • Sähköiset rekisterit on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin.
  • Pääsy Henkilötietoihin on rajattu niihin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy.
  • Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.
  • Käyttöä valvotaan lokituksin.

Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Mikäli manuaalista aineistoa muodostuu, sitä säilytetään lukitussa tilassa lukitussa kaapissa.  Tietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus, mikä koskee myös työsuhteen päättymisen jälkeistä aikaa.