Harrastusryhmät

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.10.2025

1. Rekisterin nimi
Harrastusryhmät-rekisteri

2. Rekisterinpitäjä
Savonlinnan kaupunki (y-tunnus 0166906–4)
Sivistystoimenjohtaja
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisterin yhteyshenkilö
Hankekoordinaattori Pirjo Riitta Hämäläinen
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna
p. 050 475 7732

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Savonlinnan kaupungin tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@savonlinna.fi
p. 050 302 3377

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida kunnan vapaa-aika palveluiden, Harrastamisen Suomen mallin -harrastusryhmiin ilmoittautumisia ja kerätä tiedot harrastusohjaajista ja koulujen harrastustoiminnan vastuuhenkilöistä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 momentin c-kohta: lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä 6 artiklan 1 momentin a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Keskeinen lainsäädäntö:
Nuorisolaki 1285/2016

6. Rekisterin tietosisältö
Harrastukseen ilmoittautuvan lapsen/nuoren nimi, luokka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi kerätään tietoa kuljetuksen tarpeesta, erityisruokavaliosta / allergiasta ja kysytään lapsen/nuoren kuvauslupa.

Harrastustoiminnassa otetaan kuvia kuvauslupien mukaisesti.

Koulujen harrastustoiminnan yhteyshenkilöiltä seuraavat tiedot, nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, sekä mitä harrastusta mahdollisesti voi ohjata.

Harrastusohjaajilta seuraavat tiedot, nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Mitä harrastusaiheita ohjaa.

7. Henkilötietojen tietolähteet
Harrastuksiin ilmoittautujien tiedot kerätään sähköisen Hellewi -ilmoittautumisjärjestelmän kautta, johon ilmoittautujat tai huoltajat antavat itse tietonsa.

Koordinaattori kokoaa harrastusohjaajien ja koulujen yhteyshenkilöiden tiedot erillisellä lomakkeella tai puhelimitse.

8. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät hankekoordinaattori, koulujen yhteyshenkilöt, harrastusohjaajat ja muut kaupungin työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset oikeudet rekisteritietoihin.

Tietojärjestelmätoimittaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.

9. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika
Harrastusryhmiin ilmoittautuneiden henkilötietoja säilytetään yhden harrastuskauden ajan, mutta rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa ja pyytää henkilötietojen poistamista koska vaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön (kohta 3).

Harrastustoiminnassa otetut ja tallennetut kuvat poistetaan joka toinen vuosi.
Harrastusohjaajien ja koulujen yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään Hellewi-järjestelmässä niin kauan kun he ovat toiminnassa mukana ja manuaalisessa muodossa 2 vuoden ajan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Tietoja ylläpidetään Hellewi -järjestelmässä. Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Tietojärjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset, sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmän toimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Kuva-aineisto säilytetään käyttöoikeuksin suojatussa verkkoympäristössä.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Osallistujarekisteri pidetään ensisijaisesti sähköisenä Hellewissä. Mahdollisesti tulostettua osallistujarekisteriä säilytetään lukituissa tiloissa. Ohjaajien käytössä olevat manuaaliset osallistujalistat tuhotaan harrastuskauden lopussa.

Harrastusohjaajien ja koulujen yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa.